Pozdrav je pozdrav v dopise. Je to způsob, jakým adresujete příjemce a nastavuje tón pro zbytek obsahu ve zprávě. V dnešní době se většina korespondence provádí prostřednictvím e-mailu. Poštovní zásilka se však stále používá v některých průmyslových odvětvích a specifických typech obchodních dokumentů. V obou případech je důležité použít správné pozvánky, aby příjemce příjemce dopisu respektoval a zapojil ho na začátek komunikace.
Tipy
-
Správná pozvánka pro obchodní dopisy závisí na tónu dokumentu, ať už v tisku nebo e-mailu a povaze zprávy, která je doručována.
Jak zvolit obchodní pozdrav
Rozhodování o tom, jaký pozdrav použít ve svém obchodním dopisu, závisí na několika faktorech. Nejprve zjistěte povahu záležitosti, o které diskutujete. Vyžaduje to formální nebo neformální tón? Například žádost o zaměstnání u firmy je formální obchodní transakce a vyžaduje obchodní dopis s formálním pozdravem. Na druhou stranu, odeslání e-mailu kolegovi o tom, kdy se setkat na oběd, nevyžaduje formální pozdrav. Stejně tak, oslovení zákazníka, s nímž jste předtím nehovořili, může vyžadovat formálnější tón ve srovnání s mluvením s partnerem, s nímž obchodujete pravidelně.
Dalším faktorem, který je třeba vzít v úvahu při rozhodování o pozdravu, je tón celé zprávy. Pozdrav je první část obchodního dopisu, který váš příjemce přečte, takže v podstatě nastavuje tón pro celou zprávu. Pečlivě vyberte svůj pozdrav založený na tónu, který chcete zprostředkovat. Navíc, pozvánka, kterou používáte, bude záviset na tom, co znáte a nevíte o příjemci. Nezáleží na tom, zda znáte jméno, pohlaví, zaměstnání a pověření osoby.
Vzhledem k formátu obchodního dopisu
Pozdrav, který používáte, může také záviset na formátu vašeho dopisu. Například, zda budete posíláte svou zprávu poštou nebo e-mailem, může ovlivnit druh pozdravu, který si vyberete. Navíc typ dopisu bude také diktovat pozvánku, kterou používáte. Například předběžný obchodní dopis zaslaný poštou může mít mnohem formálnější pozdrav než celopodniková poznámka zaslaná do interního seznamu e-mailem. Budete také muset zvážit, zda posíláte svůj obchodní dopis jedné osobě nebo několika lidem, protože to ovlivní pozvánku, kterou si vyberete.
Příjemce obchodního dopisu
Než začnete obchodní dopis, zjistěte, komu zasíláte zprávu. Pokud píšete jednotlivce, je důležité znát jeho celé jméno se správným pravopisem. Pokud má příjemce genderově neutrální jméno, jako je Alex nebo Pat, volání organizace a zjištění pohlaví vás může v budoucnu ušetřit potenciální rozpaky. Pokud si nevíte o pohlaví osoby, pak můžete pozdravit článek o zdvořilosti.
Pokud vaše obchodní dopis odpovídá na zprávu, kterou již příjemce odeslal, věnujte pozornost tomu, jak podepsali své jméno. Jestli je jejich celé jméno Cassandra a oni podepsali jejich dopis "Cass", pak byste mohl být nakloněn k ní jako "Cass". To bude záviset na povaze vašeho vztahu a na dokumentu, který píšete. Nezkuste jméno někoho zkrátit, aniž byste o tom byl dříve vyzván.
Použití pohlaví specifických titulů
V některých případech se můžete rozhodnout, že v rámci pozdravu použijete titul specifický pro pohlaví. "Pan" je používán pro člověka a předchází jeho příjmení - "Pane. Smith, "například. Pro ženatou ženu použijte "paní" před příjmením. Pro svobodnou ženu můžete použít "slečnu". Při psaní na ženu, aniž byste věděli její manželský stav, můžete použít "paní", jako v "paní Smithové".
Než se rozhodnete použít název specifický pro pohlaví, zvažte, zda je váš jazyk inkluzivní. Někteří lidé se nemusí identifikovat jako muži ani ženy nebo se mohou identifikovat jako opačné pohlaví. Pokud nevíte situaci nebo si nejste jisti, můžete v korespondenci zcela vynechat jazyk specifický pro pohlaví.
Formální pozdravy
Nejběžnější formální pozdrav v podnikání je "drahý". Tuto pozvánku můžete použít různými způsoby:
- Vážený pane Smithovi
- Drahá John / Jane
- Vážená paní / paní. Kovář
- Milý John Smith
Jak řešíte jméno příjemce, bude záviset na formálnosti obchodního dopisu a na vašem vztahu s ní. "Vážení" lze použít jak v tištěných, tak iv e-mailových obchodních listech, stejně jako v pozdravu "To." "Dobrý den" je další formální pozdrav. Nicméně, to je obecně používáno v e-mailu spíše než poštou.
Neformální pozdravy
Méně formální pozdravy mohou být použity v obchodním prostředí. Nicméně, bez ohledu na to, zda jsou přijatelné, závisí na kultuře organizace, příjemci dopisu a povaze zprávy.
V organizacích, kde neexistuje žádná formální hierarchie nebo malé podniky, které mají jen hrstku zaměstnanců, kteří se dobře znají, nemusí být potřeba formálních pozdravů. Obecně platí, že v interní korespondenci s kolegy nebo partnery, s nimiž jste obeznámeni, je přijatelné používat "Hi John" nebo "Hey Jane", zejména při komunikaci přes e-mail.
Vezměte na vědomí, že i když je kultura organizace neformální, mohou se vyskytnout případy, kdy je vyžadováno formální oslovení, například při jednání s novým zákazníkem nebo zainteresovaným subjektem nebo při žádosti o zaměstnání.
Pozdravy pro neznámého příjemce
Někdy při psaní obchodního dopisu možná neznáte jméno příjemce. V takovém případě se pokuste zavolat organizaci předem, abyste zjistili, kdo se dívá na vaše obchodní dopis a odpovídajícím způsobem odpovíte. Můžete také zkontrolovat webové stránky společnosti, abyste zjistili, zda tyto informace zjistí. Pokud nejste schopni zjistit jméno příjemce, můžete se obrátit na obchodní dopis s obecnými pozdravy, jako jsou:
- drahý pane nebo paní
- Pro koho se to může týkat
- Na správce pronájmu
Pozdravy pro více příjemců
Pokud se jedná o více příjemců vašeho obchodního dopisu, přizpůsobte pozvánku tak, aby zahrnovala několik jmen, například písmo "Milá Jane a John" nebo "Pan a paní Smithová." Pokud je k seznamu více než dvě jména, můžete rozhodněte se úplně opustit jména a použít obecné pozdravy, jako například:
- Drahý týme
- Ahoj všichni
- Na oddělení lidských zdrojů
- Vážení Blue-Sky Corporation
Pokyny pro konkrétní tituly
Zaměstnání nebo vzdělání člověka může vyžadovat, abyste se s nimi obrátil určitým způsobem v podnikovém pozdravu v závislosti na formalitě dopisu. Obecně platí to pro členy kléru, lékařské odborníky, akademické pracovníky, vojenský personál a zvolené úředníky.
Například pokud píšete někoho, kdo má lékařský titul, použijte "Dr." před jeho příjmením, jako v "Dr. Smith. "Při psaní u profesora, soudce, rabína, imáma nebo pastora napíše celý název před jeho příjmením jako" Milý pastor Smith ". Při psaní členům armády je vhodné využít jejich plné postavení a příjmení v pozdravu, jako v "Milý generál poručík Smith" nebo "Hello Captain Smith".
Formátování pozdravu v rámci obchodního dopisu
Při formátování dopisu můžete po pozdravu přidat dvojtečku nebo čárku. Čárka je formálnější volbou, zatímco čárka se používá pro neformální korespondenci. První odstavec vašeho dopisu začíná po pozdravu na dalším řádku, například:
Drahý Johne, První odstavec
