Vědět, kdy napsat oficiální obchodní dopis versus obchodní e-mail, může snadno přicházet lidem, kteří jsou spokojeni s předáváním zpráv v různých formátech; Existuje však několik faktorů, které je třeba vzít v úvahu při výběru média. Faktory, jako je účelnost, formálnost, důvěrnost a dokonce i postavení nebo postavení adresáta, je třeba vzít v úvahu, když se rozhodnete napsat.
Primární rozdíl
První věc, která rozlišuje obchodní dopis od obchodního e-mailu, je, že dopis je obecně považován za tištěnou kopii a obchodní e-mail je měkká kopie - elektronická zpráva. Poté, co vytvoříte obchodní dopis, vytisknete jej, utěsníte jej v obálce, připojíte poštovné a použijete službu, jako je poštovní služba USA nebo společnost poskytující přes noc, aby odeslal dopis příjemci. Podnikový e-mail, na druhé straně, se také skládá z počítače nebo elektronických prostředků, ale je elektronickou cestou odeslán příjemci během několika sekund.
Načasování doručení
Nejrychlejší přijetí obchodního dopisu je den po odeslání prostřednictvím poštovních zásilek nebo doručovací služby, jako je FedEx. Pokud potřebujete dopis dorazit dřív, můžete si pronajmout kurýra pro stejný den dodání. Budete mít náklady buď s možností - poštovní známkou nebo poplatek za doručení. Chcete-li okamžitě přijet okamžitou zprávu, nejlepší volbou je odeslat obchodní e-mail. Brána firewall je jen nepatrná překážka, která může zpozdit doručení, ale i tehdy je zpoždění prakticky bezvýznamné.
Obsah podnikové komunikace
Pokud píšete formální komunikaci, je pravděpodobné, že chcete svou zprávu předat v obchodním dopisu. Například, pokud píšete o smluvním problému, je rozumné mít si kopii vaší korespondence. Nevýhodou je, že se mohou ztratit kusy papíru a obchodní e-mail může zůstat navždy v elektronické složce. Firemní e-mail může obsahovat stejnou zprávu, ale pokud je to vážná záležitost, firemní e-mail je často považován za méně formální než obchodní dopis. Pokud vaše komunikace vyžaduje podpis inkoustu, samozřejmě nemůžete podepsat obchodní e-mail s inkoust. Můžete však připojit elektronický nebo digitální podpis k e-mailové zprávě.
Letter versus formát e-mailu
Podle North Michigan University psacího centra, běžně používaný formát pro obchodní dopisy je blokový styl. Každá část písmena je zarovnána s levým okrajem v tradičním stylu bloku. Modifikovaný blok umísťuje závěrečný pozdrav a podpis ve spodní střední části písmena; polooblokový formát znamená, že odstavce jsou odsazeny. Pokud píšete obchodní e-mail, je snadné replikovat tradiční formát bloku zadáním vašeho pozdravu, těla a závěrečného pozdravu doleva s levým okrajem, protože pokud jste přeškrtli odsazení odstavců a zavření pozdravů, formát může vypadat lichý, závisí na velikost monitoru nebo obrazovky, ze které příjemce přečte komunikaci.
Uchovávání důvěrnosti
Můžete použít vodoznak na dopisu s označením "Důvěrné" nebo můžete označit obchodní e-mail Důvěrné kliknutím na jednu z možností, které váš e-mailový program poskytuje. Obchodní dopis ani obchodní e-mail nelze zaručit absolutní důvěrnost, protože příjemce může fotokopírovat dopis nebo jednoduše předat e-mail někomu, kdo nebyl odkázán na počáteční komunikaci. V obou případech se musíte spolehnout na integritu příjemce, aby zachoval důvěrnost vaší korespondence.
Stav může znamenat rozdíl
Vedoucí pracovník, který píše do přímé zprávy, pravděpodobně bude používat e-mail pro komunikaci s neformální zprávou, jako je upozornění, že bude mimo kancelář. Nemusí svým zaměstnancům poskytovat formální dopis pro takovou rutinní korespondenci. Na druhou stranu, pokud sděluje směrnici o politice nebo vydává chválu nebo disciplinární opatření, může být preferovanou formou kopie, a to je-li společnost vedena papírovými záznamy. V případě bezpapírových kanceláří je obchodní e-mail požadovanou formou komunikace bez ohledu na předmět. V jiném případě, jestliže přímá zpráva píše jejímu nadřízenému, aby podala svou demisi, ručně doručené obchodní dopis otevírá dveře k krátkému rozhovoru (pokud je to žádáno) o důvodech, pro které odstoupí, protože dopis nemusí obsahovat takové podrobnosti.
