Většina společností připravuje roční podnikatelský plán, který zahrnuje finanční prognózu, nazývanou také rozpočet společnosti. Plán nebo rozpočet je řídícím nástrojem pro strategické řízení společnosti. Ukazuje, jaké kroky jsou zapotřebí k implementaci vybraných strategií - a kolik tyto kroky nebo akce budou stát - a předpovídá výnosy a zisk, které se očekávají v důsledku jejich implementace. Když jsou k dispozici skutečné finanční výsledky, obvykle na konci každého měsíce, jsou tyto výsledky porovnány s rozpočtovanými údaji ve zprávách o srovnání rozpočtu.
Příprava
Skutečné finanční výsledky připravuje účetní oddělení společnosti. Rozpočty mohou být připraveny i účetnictvím nebo může existovat specializované oddělení finančního plánování a analýzy, které je odpovědné za přípravu rozpočtu. Rozpočty jsou navrženy tak, aby byly ve stejném formátu jako měsíční účetní výkazy, takže srovnání skutečných výsledků s rozpočtem je jednodušší. Tyto systémy jsou typicky automatizované, takže jakmile jsou vloženy údaje o rozpočtu, srovnávací reporty se automaticky vytvoří, jakmile budou k dispozici účetní informace.
Hodnota
Rozdíly mezi rozpočtovanými a skutečnými údaji odhalují důležitou informaci vedení společnosti o tom, jak podnik funguje. V ideálním případě byl rozpočet pečlivě připraven, aby mohl být co nejpřesnější předpověď toho, co bude společnost schopna dosáhnout v nadcházejícím roce. Když srovnávací zprávy o rozpočtu vykazují významné odchylky, znamená to, že buď předpoklady použité při přípravě rozpočtu byly chybné, nebo se změnilo obchodní prostředí od toho, co se očekávalo. Zprávy o srovnání rozpočtu umožňují manažerskému týmu rychle zjistit, kde se vyskytují problémy.
Analýza a interpretace
Ve velkých společnostech s řadou oddělení a více divizí může být objem účetních výkazů obrovský, což znamená, že objem srovnávacích zpráv rozpočtu je také velký. Účetní nebo finanční pracovníci tyto údaje převezmou a připraví souhrnné zprávy pro vrcholové vedení. Tyto zprávy, které se připravují každý měsíc, zahrnují vyprávění o výsledcích a analýzu důvodů nejvýznamnějších odchylek. Zpráva obsahuje grafy a grafy, které ilustrují klíčové trendy, které top management potřebuje přezkoumat a diskutovat. V případě, že výdaje jsou vyšší než rozpočet, analytici, kteří jsou pověřeni přípravou srovnávacích zpráv o rozpočtu, musí mnohokrát vrátit do účetních deníkových záznamů za toto období, aby odhalili konkrétní důvody pro odchylky. Analýza rozdílů v příjmech zahrnuje určení, zda jednotkové tržby byly nižší než rozpočet nebo zda byla průměrná cena získaná na jednotku nižší než předpokládaná.
Nápravná opatření
Po přezkoumání zpráv o porovnávání rozpočtu musí vrcholový management určit, zda jsou odchylky dostatečně významné, aby bylo zapotřebí přijmout nápravná opatření. Jedním z problémů je, zda odchylky byly jednorázové neobvyklé události nebo součást opakujícího se vzoru. Pokud tržby za jeden výrobek za několik měsíců klesnou pod rozpočet, může být změna v marketingové strategii provedena, aby se zpětný prodej dostal na cestu. Alternativně může být nedostatek výnosů způsoben faktory mimo schopnost společnosti ovládat, například obecný hospodářský útlum. Reakcí v tomto případě by mohlo být snížení rozpočtovaných výdajů, aby se v nadcházejících měsících snížil rozdíl mezi rozpočtem a skutečnými výsledky.Adresy nejvyššího managementu jsou vyšší než rozpočtované výdaje tím, že se setkávají s manažery, jejichž oddělení odpovídala za odchylky a ptala se, proč k nim došlo.
