Způsob, jakým je společnost provozována, přímo ovlivňuje úspěchy a selhání, které bude mít. Když manažerský tým identifikuje pro organizaci solidní dlouhodobé cíle a inovativní způsoby, jak je dosáhnout, má organizace jako celek motivaci a usiluje o dosažení tohoto výsledku.
Představte si, že pracujete v organizaci, kde vedoucí pracovníci týmu neuznali žádné plány růstu nebo dlouhodobé cíle. Co by se stalo s touto společností? Může to trvat několik měsíců, ale nedostatek plánování nebo strategického zásahu by mohl vést k jeho zániku. Stejně tak, aniž by se od vedoucích pracovníků řídili, může zaměstnanci ztratit důvěru ve společnost. Organizační plánování, které zahrnuje strategie pro všechny úrovně společnosti, je pro úspěch podnikání nezbytné.
Definice organizace plánování
Organizační plánování začíná, když vrcholový management identifikuje krátkodobé a dlouhodobé cíle společnosti. Jakmile byly tyto cíle vymezeny a vylepšeny tak, aby byly jasné a dosažitelné, je nezbytné formulovat konkrétní strategie a plány k dosažení těchto cílů. Organizační plánování zajišťuje, že existuje obchodní vize, aby zaměstnanci věděli a chápali, jak jejich každodenní pracovní místa přispívají společnosti jako celku.
Cíle, které společnost stanoví, musí být dostatečně realistické, aby mohly být implementovány v rámci zdrojů organizace. Je dobré oslovit hvězdy, ale zároveň je třeba dosáhnout cílů. Neschopnost zasáhnout cíle, které jsou mimo dosah, může být pro společnost demoralizující. Dobrý cíl by měl být také kvantitativně měřitelný. Tímto způsobem společnost dokáže sledovat svůj pokrok během celého fiskálního roku, kontroluje, jak daleko přišly a kolik dále odešly. Důležité je také načrtnout časový rámec k dosažení cíle, například během fiskálního roku nebo čtvrtiny. Tímto způsobem společnost může stanovit termíny projektů, aby udržely všechny na správné cestě.
Vedle definování cílů a vypracování plánů k jejich dosažení pokrývá organizační plánování personální obsazení a přidělování zdrojů.Správní lidé musí mít k dispozici svou roli a potřebné zdroje, včetně finančních prostředků, musí být k dispozici organizaci, aby mohly úspěšně realizovat plány.
Vzhledem k tomu, že každá organizace je jedinečná, pro každou společnost nebude fungovat žádná struktura nebo způsob personálního zajištění. Některé faktory by však měly být vždy brány v úvahu při plánování efektivní organizační struktury. Společnosti potřebují prozkoumat a zhodnotit silné a slabé stránky různých organizačních struktur, jako jsou funkční, divizní nebo maticové struktury, a zvážit, který z nich je nastaví tak, aby nejlépe dosáhli svých organizačních cílů. Společnost bude také muset předvídat své růstové vzorce a způsob, jakým se hodí k jejich celkovým plánům. Kromě toho bude muset organizace zjistit, která struktura bude produkovat nejvýznamnější provozní efektivitu a spokojenost pracovníků.
Organizační plánování se může vztahovat na jakoukoli velikost společnosti, ať už jde o malou podnikatelskou firmu nebo o mnohonárodnostní konglomerát. V každé situaci je pro správní tým rozhodující, aby stanovil cíle společnosti a stanovil plány na jejich dosažení, kromě prostředků, které bude potřebovat k dosažení těchto cílů.
Typy organizačního plánování
Existuje mnoho způsobů, jak rozdělit typy organizačních plánů, i když mnohé z nich spadají do čtyř hlavních kategorií: finanční, strategické, nepředvídané a následné. Každý typ organizačního plánu se podívá na podnikání jako celek, ale skrze čočky konkrétní oblasti. Tímto způsobem je snadné vidět, jak se podnik bude pohybovat v mnoha různých scénářích.
Finanční plánování v organizaci má za cíl generovat vyšší příjem nebo zvýšit podíl na trhu podniku. Také finanční plánování může vyřešit předvídatelné finanční problémy, které může společnost v budoucnu čelit. Způsob strukturování finančního plánu závisí na úrovni společnosti a na cílech, které chce dosáhnout. Důležitým faktorem finančního plánu je to, že musí být zakotveno ve skutečnosti. Stejně jako efektivní plánování cílů musí finanční plán vzít v úvahu skutečný finanční obraz společnosti, nyní a v budoucnu. Plán také musí být zaměřený na budoucnost, aby se mohl vypořádat s jakýmikoli možnými problémy, které by společnost mohla potřebovat překonat.
Vezměte si například malou firmu, například agenturu pro digitální marketing. S pětičlenným personálem je společnost zastavena na náhorní plošině a nemá dostatek lidských zdrojů k růstu podnikání. Zvyšování jejich prodeje je jedním z jejich organizačních cílů. Pokud však najímá jiného zaměstnance, nemají pro ně peníze za to. Zřízení jasného finančního plánu pro tuto organizaci nejenom pomůže jim zjistit, jak přinést dodatečný zdroj, ale také, jak za ně zaplatit. Kromě toho může mít tento nový zaměstnanec pomoc při růstu jejich prodeje a splnění jejich organizačních cílů.
Dalším typem plánu organizace je strategické plánování, které zahrnuje převedení vize společnosti na cíle a cíle a kroky k jejich dosažení. Strategické plánování nevyhlíží pouze na samotnou společnost, ale zaměřuje se také na trh a průmysl, stejně jako na konkurence. Tento druh plánování zahrnuje analýzu budoucích příležitostí společnosti a možných příchozích hrozeb. To také vyžaduje úplné poznání silných a slabých stránek organizace. Strategické plánování také vyžaduje pochopení toho, kdo jsou konkurenti na trhu, a přesně to, jaké jsou jejich silné a slabé stránky ve srovnání s organizací. Skutečný pohled na celkový trh a ekonomiku je také nezbytný.
V případě agentury zabývající se digitálním marketingem může být například součástí jejich strategické vize nabídnout novou službu, jako je copywriting olovených generačních materiálů. Pokud se firma většinou zaměřuje na tvorbu webových stránek a on-line reklamu až do tohoto okamžiku, bude muset provést důkladný výzkum v oboru copywritingu, aby pochopil, jak se v průmyslu odvíjí. Pokud jejich konkurenti nabízejí copywriting jako službu, pak může být pro ně obezřetné nabídnout ji také. Mohou také potřebovat způsob, jak rozlišit své služby copywritingu od svých konkurentů.
Mnoho organizací také vytváří pohotovostní plány pro výsledky, které jsou mimo oblast normálu. Tento druh plánování organizace napomáhá zmírnění potenciálních rizik pro společnost a může dokonce potenciálně pomoci jim vyhnout se událostem, které mohou mít katastrofické následky. Robustní kontingenční plán je dobře prozkoumán a představuje realistické scénáře, které mohou nastat, které mohou mít negativní dopad na společnost, a poskytuje řešení krok za krokem, které může společnost v tomto scénáři implementovat. Pohotovostní plánování může organizaci ušetřit od pádu a pomůže jí růst v době přechodu.
Možným katastrofickým scénářem pro agenturu pro digitální marketing může být to, že jejich největší klient, který poskytuje více než 50 procent svých příjmů, se rozhodne podepsat s jedním ze svých konkurentů. V takovém případě společnost ztratí velkou část svých příjmů. Pokud nemohou vymyslet způsob, jak ji nahradit, možná budou muset prohlásit konkurz. Havarijní plán by v tomto případě poskytl možné řešení tohoto problému, který může zahrnovat způsoby, jak vrátit zákazníka zpět do společnosti, zvýšit své příjmy prostřednictvím jiných kanálů nebo dokonce získat půjčku na krátkodobé úlevy. Tím, že již existuje plán, pokud jejich největší klient opustí, agentura pro digitální marketing se pak může dostat do práce a snaží se vyřešit svůj problém, namísto toho, že ztratí čas tím, že se snaží zjistit plán, zatímco jsou v krizovém režimu.
Plánování nástupnictví je dalším efektivním způsobem organizačního plánování. Jedná se o vytvoření strategie, která by byla zavedena, kdyby opustil klíčový hráč v organizaci. Pokud někdo, kdo má rozhodovací roli, opustí organizaci z jakéhokoli důvodu, plánovaného nebo neplánovaného, může být společnost jako celek vypnutá. Mohou být schopni splnit své organizační cíle, pokud nebudou mít správné vedoucí postavení. Plánování nástupnictví zahrnuje více než jen pojmenování nástupce. To znamená trénovat a upravovat tuto osobu, aby obsadila vedoucí pozici předtím, než bude potřeba. Tímto způsobem nedojde k žádnému časovému zpoždění, aby nástupce dosáhl rychlosti, a organizace může pokračovat v podnikání jako obvykle.
Pokud vedoucí webový vývojář agentury pro digitální marketing zanechal náhle například společnost nemusí být schopna dokončit své stávající projekty nebo nové projekty, dokud nebudou nahrazeny. Pro malou firmu to může znamenat, že mohou zavřít dveře. S plánem dědictví mohou být školení mladšího vývojáře, který tuto roli převezme. Pokud by tato osoba byla již upravena pro hlavní rozhodovací pozici, mohla by agentura pokračovat v poskytování služeb svým klientům bez jakýchkoli škytavek.
Proč potřebujete organizační plánování
Správné plánování organizace umožňuje společnosti dosáhnout plného potenciálu. S využitím systematického přístupu mohou společnosti zjistit, kam chtějí jít, a následně zavést kroky, které mohou využít k tomu, aby se tam dostali. Pokud se organizace zajímá o růst a vůbec neví, jak se tam dostat, pak plánování organizace může pomoci vytvořit kroky, které musí podniknout, a to jak pro definování svých cílů, tak pro dosažení těchto cílů.
Organizační plánování pomáhá společnostem být strategické v tom, jak dělají klíčová rozhodnutí. Pokud existují větší cíle společnosti, pak je snadnější přijmout určitá rozhodnutí při použití strategické metody. Podobně může organizační plánování pomoci společnostem stavět na jejich silných stránkách. Pokud existují určité oblasti, v nichž organizace vyniká, bylo by rozumné hrát na těch, kteří mají větší podíl na růstu. Na druhém konci spektra lze zlepšit organizační slabiny organizačním plánováním. Prvky finanční a havarijní plánování mohou hrát významnou roli při překonávání slabých stránek podniku.
Vytvoření společnosti za úspěch je jedním z hlavních důvodů, proč by měly organizační plánování používat. Prostřednictvím rozvoje plánů a procesů může společnost pracovat na zdokonalování postupů, které jsou zavedeny nepřetržitě. Zlepšení způsobu, jakým společnost funguje, pomáhá jim také nabídnout konkurenční výhodu, což může také zvýšit jejich podnikání.
Jak zlepšit plánování organizace
Pro společnost neexistuje žádná metoda plánování organizace. Mnohokrát společnost musí použít různé způsoby organizačního plánování, aby zjistila, co pro ně dobře funguje. Zlepšení plánování organizace je neustálou prací, protože v důsledku růstu a změn společnosti se mění způsob, jakým společnost plánuje změnit své nové požadavky.
Poctivost a otevřenost jsou důležitými aspekty plánování organizace. Je nezbytné mít jasný a objektivní pohled na to, jak organizace dělá. Tímto způsobem se stává snadnější identifikovat potenciální problémy nebo hrozby, kterým organizace čelí, nebo specifické slabiny, které jsou zřejmé v rámci společnosti. Odstranění vnitřních zátarasů, které zaměstnanci čelí, jim pomáhá zaměřit se na úkol. Jakmile jsou odstraněny interní zátarasy, například některé postupy nebo zásady, mohou zaměstnanci pracovat na zlepšení slabých míst organizace.
Pokud se snažíte zlepšit plánování organizace, je nutné mít k dispozici metriku, která by měřila výkonnost plánu. Metriky mohou poskytnout velkou hodnotu a působit jako vodítko při rozhodování o klíčových prvcích podnikání. Vedení může tyto údaje využít k určení oblastí, v nichž musí organizace zaměřit své úsilí, a pak rozvíjet strategie pro jemné vyladění operací a vedoucí společnosti k lepšímu celkovému výkonu.
