Počítačová technologie nás vede do doby elektronického ukládání. Firmy všech druhů směřují směrem k bezpapírové kanceláři ve snaze snížit náklady a zvýšit efektivitu. Navzdory rostoucímu důrazu na počítačové údaje se většina podnikání stále opírá o uložení dokumentů v tištěné podobě. Rozhodnutí o použití bočních nebo vertikálních souborů v kancelářském prostředí závisí na různých faktorech.
Historické vedení záznamů
V průběhu let se zvýšila potřeba vedení záznamů s růstem počtu obyvatel a vznikem nových podniků. Profese, jako je právo a lékařství, vyžadují úplné a přesné písemné záznamy o jednání klienta. Výrobci a maloobchodníci spoléhají na soubory zákazníků na přímý prodej a rekordní nákupy. V minulosti nutnost ukládání dokumentů vytvořila průmyslové výklenky pro společnosti, které usilují o to, aby splnily různé požadavky na podání. Uložení dokumentů na pracovišti se vyvinulo ze stohovaných papírů na regálech a v cubby dírách až po dobře promyšlené systémy archivace, které jsou dostupné od mnoha výrobců.
Svislé archivační systémy
Vertikální skříně jsou starší hlavní skříňové skříně v populárním použití. Mohou být vyrobeny z dřeva nebo kovu a jsou k dispozici se dvěma, čtyřmi nebo pěti zásuvkami. Soubory se dvěma zásuvkami jsou vyráběny tak, aby odpovídaly standartním výškám stolu za účelem kompatibility práce. Pět zásuvkových vertikálních souborů je obvykle 60 palců vysoké a běžně se v pracovních kancelářích běžně nepoužívá, protože horní zásuvky jsou příliš vysoké pro snadný přístup. Používají se ve velkokapacitních prostorách, kde je prostor prémiový. Vertikální soubory jsou dodávány ve dvou základních velikostech zásuvek, které vyhovují standardním dokumentům o velikosti písmen a práv.
Systémy podélného archivace
Boční soubory mají zřetelné výhody oproti vertikálním souborům. Mohou se přizpůsobit jak dokumentům formátu letter-a legal-size. Boční soubory zpravidla poskytují až třetinu více míst, než vertikální zásuvky. Jelikož jsou k dispozici ve výškách kanceláří, slouží dvojímu účelu souboru a věrohodnosti. Oba zásuvky jsou snadno přístupné při sedění. Pokud pracovní stanice vyžaduje připravenou a opakovanou dostupnost určitých souborů, je boční soubor ideálním řešením podání. Jelikož je tato funkce sama o sobě, jsou preferovaným systémem podání pro vedoucí pracovníky a odborníky.
Tipy pro podání
Při výběru souborů skříní pro vaše podnikání, důkladně zvážit, jak soubory budou používány a jakým personálem. Vnitřní prodejní zástupci nebo technická podpora, kteří potřebují rychlý přístup k dokumentům, budou nejlépe obsluhovat systémy postranních archivů. Nejlepší je konzultovat s profesionálními specialisty před tím, než se zavazujete buď k postrannímu nebo vertikálnímu podání. Velcí dodavatelé kancelářského vybavení mají k dispozici školený personál, který doporučuje nejúčinnější způsob podání pro daný podnik. Budou nabízet programy plánování a rozvržení jako součást procesu prodeje.
Možnosti, které je třeba zvážit
Konzultujte s několika kancelářskými firmami, které se zabývají dodávkou kancelářských systémů, když uvažujete o souborových systémech, abyste si byli jisti, Zvažte možné úspory nákupem použitých předmětů od prodejců nebo při aukcích. Pokud jsou finanční prostředky těsné, podívejte se na možnost leasingu požadovaného vybavení.
