Písemný důkaz o nepřítomnosti je formálním krokem, který by mohl vést k ukončení, snížení nebo zkrácení pracovní doby. Z dopisu vyplývá, že vedení má vážné obavy ohledně závazku zaměstnance k výkonu práce nebo schopnosti vykonávat povinnosti zodpovědně. Napsání dopisu na hlavičkový papír společnosti a ruční doručení do zapečetěné obálky zvyšuje dopad. Cílem je přinutit zaměstnance, aby si uvědomil, že se jeho návštěvnost musí zlepšit.
Přečtěte si poznámky, abyste potvrdili, že zaměstnanec získal verbální nátlaku za nepřítomnost. Poznamenejte si datum slovního násilí a reakci zaměstnance. Všimněte si, že zaměstnanec slíbil, že problém napraví, ale neučinil tak.
Pokazte zaměstnance v prvním odstavci dopisu. Informujte zaměstnance, že tento dopis slouží jako formální pokarhání za nepřítomnost a že pokud bude situace pokračovat, budou možná další nápravná opatření.
Upřesněte absenci v druhém odstavci. Použijte časové listy nebo záznamy poskytované lidskými zdroji, abyste si všimli dnů, které zaměstnanec zmeškal s ospravedlněnými nebo neukončenými nepřítomnostmi. Řekněte zaměstnance, proč časté nepřítomnosti jsou pro zaměstnance a společnost špatné. Vysvětlete, že chronická absentérství způsobuje, že zaměstnanci spolupracovníků ztratí důvěru v zaměstnance, nebo stojí společnost peníze z důvodu ztracené produkce.
Zavřete dopis tím, že vysvětlíte, co musí zaměstnanec udělat, abyste se vrátili na cestu. Vysvětlete například, že v příštích šesti měsících musí zaměstnanec předem písemně požádat o dny. Upozorňujeme také, že zaměstnanec musí poskytnout lékařskou poznámku za nepřítomnost z důvodu nemoci. Řekněte zaměstnance, že nedodržení pravidel by mohlo vést k další disciplinární korekci až po ukončení. V posledním odstavci se obracejte na zaměstnance na poradenské programy, pokud jsou důvodem absentérství opakující se osobní nebo rodinné problémy.
