Můžete poskytnout špatné zprávy zaměstnancům, zákazníkům nebo řízení prostřednictvím různých metod. Mnoho lidí dává přednost negativním zprávám, které jsou přímo a přímé. Jiní dávají přednost jemnějšímu přístupu, čímž zprostředkovávají zprávu v nejméně urážlivém jazyce. Ať tak či onak, musíte předat zprávy, které jsou nejpravděpodobněji nežádoucí a nevítané jasným a stručným způsobem.
Udržujte vztah
Jen proto, že máte nežádoucí informace pro přenos, neznamená to, že musíte poškodit vztah s přijímající stranou. Ať už odkládáte zaměstnance, odmítáte žádost o darování nebo popíráte cestovní náhradu, mějte na paměti, že se situace může v budoucnu změnit a vaše rozhodnutí může být zrušeno. Přidejte doplněk do poznámky, například informujte zaměstnance o tom, kolik jste ocenili jejich příspěvky. Vysvětlete fundraiserům, že v současnosti váš rozpočet neumožňuje určité výdaje. Přidání změkčuje úder a udržuje komunikační linky otevřené pro možné budoucí vztahy.
Rámová zpráva s pozitivním jazykem
Slova, která si zvolíte v poznámce, pomůže udržet pozitivní reakci, přestože doručujete negativní zprávu. Můžete například požádat o další informace, aby zpracovával žádost o peníze, a nikoli o to, že poskytnuté informace nejsou přijatelné. Řekněte zaměstnancům, co mohou dělat, místo toho, co nemohou dělat. Napište například "prosím, oblékněte se v obchodních příležitostných nošení v pátek" namísto "nenechte si džíny na příležitostných pátek." Pošlete zákazníkovi vzkaz, že "můžete vyzvednout svůj zboží v pondělí", spíše než "vaše objednávka nebudou připraveny až do příštího pondělí."
Zabraňte právním důsledkům
Firemní zápisy často vystupují mimo vaše obchodní zdi a do rukou médií nebo jiných stran. Nepoužívejte žádný jazyk, který by naznačoval nezákonné či diskriminační praktiky. Například místo toho, abychom napsali, že "náš účetní opouští společnost, protože udělal rozsáhlé chyby v závěrečných zprávách," píše "po mnoha letech uznávané služby, náš účetní přechází na další příležitosti." Clarity pomáhá předcházet nechtěným pověrám šíření, které by mohlo poškodit reputaci vaší společnosti. Nejasné negativní poselství je "kvůli nesprávnému chování, někteří členové finančního oddělení odcházejí." Lepší poznámka zní: "Jsme rádi, že oznamujeme, že noví členové finančního personálu budou nahrazeni odcházejícími členy účetního oddělení."
Vymazání špatných zpráv
Negativní poznámky často vedou k ublížením pocitů a rozhořčeným reakcím. Můžete vyřešit nebo alespoň snížit množství vyloučení ze špatných zpráv, když je nahrajete dobrou zprávou. Začněte například zápornou poznámkou s tím, že "budete ocenit počet přidaných výhod zahrnutých do vaší pojistky", pokud budete muset zvýšit pojistné sazby. Udržujte vyrovnávací paměť související se zprávou, nicméně zachovat jasnost. Jinými slovy, neříkejte, že "nová parkovací plošina se otevře příští týden", když posíláte zprávu o snížení přínosů.
