Udržet správné papírování, aby vaše podnikání běžel hladce, vám může pomoci vyhnout se kontrole příjmů na konci roku. Pokud však čelíte kontrole příjmů, správné podání papíru může tento proces usnadnit. Uchovávání všech vašich dokladů o nákupu, výdajích, dárcích a výpisy z bankovních účtů spolu s případnými registračními taxy vám může pomoci při procesu auditu.
Hrubé příjmy
Hrubé příjmy jsou odvozeny z prodeje vašeho zboží nebo služeb. Patří sem pokladní pokladny, bankovní výplatní listiny, potvrzovací doklady, faktury, potvrzení o kreditní kartě a všechny 1099-MISC, které jste vyplatili externím dodavatelům. Uchovávání těchto dokumentů je nezbytné k tomu, aby vám pomohli složit později své daně, aby zobrazovaly příjmy pro vaše podnikání. Přijatelné alternativy pro službu Internal Revenue Service (IRS) během auditu, pokud nemáte potvrzení, jako je zrušená šeka, je výpis finanční instituce s kontrolním číslem, částkou šeku, názvem příjemce a datem, kdy byla částka zveřejněna finanční institucí. Pokud byla platba provedena elektronickým převodem finančních prostředků (EBT), musí být na výpisu uvedeno jméno příjemce platby, částka a datum, kdy byla částka převedena vaší finanční institucí. U platebních karet by se ve výkazu měla uvést částka účtovaná, jméno příjemce platby a datum zpracování transakce.
Nákupy a výdaje
Každá nákupní akce by měla být doprovázena potvrzením o kreditní kartě, placených fakturách, zrušených šecích a pokladních pokladnách. Výdaj je nákup, který vaše firma dělá, která se neprodává jako dobrá nebo služba, jako například kancelářský nábytek nebo počítače. Všechny tyto potvrzení uchovávejte v místě, kde je můžete okamžitě přistupovat.
Výpisy z bankovního účtu
Výpisy z bankovních účtů za daňový rok by měly být uloženy s vašimi hrubými příjmy, nákupy a výdaji. Výkazy podporují to, co podnik vyplatil a přijal daňový rok. Fiskální daňový rok je 12 po sobě jdoucích měsíců, které končí v poslední den jiného měsíce než v prosinci.
Daňové přiznání za mzdy
Částka, kterou jste vyplatili svým zaměstnancům jako šeky nebo přímé vklady, bude také vyžadována. Daňové přiznání k dani z mzdy by mělo zahrnovat veškeré federální a místní daně, stejně jako účtování všech odvodů na důchodovém účtu. Daň zaměstnanců by měla být udržována nejméně čtyři roky, což je požadovaná doba trvání IRS.
Uchovávání záznamů
Vedení záznamů navrhované společností IRS zahrnuje vedení obchodního šeku, denní a měsíční přehled vašich peněžních příjmů, deník nebo deník o všech výplatách šeků, náhradách zaměstnanců a odpisovém lisu. Dalším tipem IRS je udržet vaši podnikovou šekovou knihu odděleně od vaší osobní šekové knížky. To je děláno tak, aby osobní výdaje byly odděleny od výdajů na podnikání. Uchovávejte všechny záznamy pro vaši firmu alespoň minimální částku, kterou požaduje IRS a všechny vaše dříve podané daňové přiznání.
Zaměstnanci
Vedení záznamů o všech vašich zaměstnancích, jak minulých, tak současných, s jejich číslami sociálního zabezpečení, kontaktní informace a jejich formuláře I-9 a W-4 je požadavkem IRS. Formulář I-9 ověřuje, že zaměstnanec je legálně schopen pracovat ve Spojených státech. Formulář W-4 je vyplněn pro certifikát Příspěvek na odmítnutí zaměstnance, který vám umožní odhadnout, kolik se z mzdových tarifů zadržujete z tabulky na formuláři.
