Firmy často sestavují týmy, aby splnily určitý úkol nebo cíl. Projekt probíhá v několika etapách a pokrok je průběžně sledován. Projekty jsou řízeny řadou fází, od definování projektu až po vyhodnocení úspěchu projektu. Fáze definice nebo zahajovací fáze zahajuje proces, identifikují členy týmu a vybírá správce projektu. Během fáze plánování jsou stanoveny cíle a jsou přiděleny odpovědnosti. Monitorování probíhá během fáze provádění, kdy je práce projektu dokončena. Závěrečná fáze hodnocení přichází po dokončení projektu a provede se posouzení, zda byly cíle dosaženy.
Monitorovací informace
Ve fázi provádění, kdy probíhají skutečné úkoly projektu, je nezbytné monitorovat informace, aby bylo možné sledovat, co se děje. Projektový manažer může projekt usnadnit komunikací s členy týmu a klienty. Díky praktickému sledování může vedoucí týmu zajistit, aby jednotliví účastníci zůstali s původním plánem projektu a nadále se soustředili na předem stanovené cíle. Projektový manažer bere pečlivé poznámky, aby sledoval všechny aspekty projektu a řešil všechny problémy, které přicházejí.
Monitorovací postup
Monitorování časového řízení provádí správce projektu, aby se zajistilo, že budou splněny lhůty, jak se projekt posune vpřed. Časové listy se používají ke sledování času stráveného jednotlivými členy týmu na úkolech v rámci projektu. Vedoucí týmu může identifikovat a vyřešit veškeré problémy s řízením času, které nastanou.
Sledování rozpočtu
Řízení nákladů provádí projektový manažer, aby se ujistil, že projekt přichází pod rozpočet. Náklady v rámci projektu jsou identifikovány a výdaje jsou schváleny před provedením nákupu. Projektový manažer vede centrální záznam o všech výdajích, které vznikly projektu. Potom může určit, zda jsou výdaje přiměřeně zahrnuty do rozpočtu, a pokud ne, udělit zvláštní schválení nezbytných výdajů.
Monitorování kvality
Pro efektivní sledování kvality, jak postupuje projekt, musí tým a projektový manažer před realizační fází sestavit pokyny pro zajištění kvality. Jakmile vedoucí týmu ví, jak má být měřena kvalita, může podniknout kroky k měření kvality výstupu týmu, identifikovat problémy s kvalitou a provést potřebná zlepšení.
