Dokonce i ve věku elektronické pošty a textové komunikace mají své místo papírové papíry na papíře. Přechod z digitálního režimu do kopírování může být výzvou: e-mail může znít neformálně, ale písemný dopis vyžaduje stupeň důstojnosti a třídy. Nebojte se snažit se vyzkoušet originální zvuk - bezpečně se držíte vyzkoušených a pravdivých formátů a pravidel etikety obchodní komunikace.
Drž se tématu
Ať už odpovíte na kritiku nebo žádost o životopis, váš dopis by měl zůstat na místě. Nikdy nepřekračujte jednu stránku a nikdy se nezdvořite. Pokud vám někdo zapsal stížnost, která by se projevila v invective, zůstaňte zdvořilí a klidní, když píšete zpět. Pokud je původní dopis o obchodní příležitosti, poděkujte. Nikdy neznamená, že tím, že jste napsali zpět, jste všechno vyřešili - že stěžovatel by měl být plně spokojen, že víte, že jste dostal práci. To je pro tvého korespondenta, aby se rozhodl.
Formát a písmo
Standardní formát obchodního dopisu je jednoprostorový, s jedním mezery mezi odstavci a vše ospravedlnitelné levému okraji. V 21. století je přijatelné se odklonit od blokového standardu, například odsazením odstavců. Times New Roman, bod-size 12, je téměř vždy přijatelné, čitelné písmo. Má-li vaše společnost nějaké předvolby - řekněme například, že upřednostňuje odsazené odstavce - formátujte ji tímto způsobem.
Co jde na vrcholu
Standardní rozložení začíná adresou firmy. Pokud píšete na papírovém papíru, můžete to přeskočit. Pod adresou je datum, pak jméno příjemce, firma a adresa. Přeskočte linku a adresujte příjemce jako "Vážená paní" nebo "pan" pokud nemá titul jako "Dr." Nepoužívejte křestní jména, pokud to nebyl původní spisovatel dopisů.
Spodní konec
Zatlačte dopis "S pozdravem", za ním následuje váš podpis a pak zadané jméno. Pokud s dopisem posíláte něco, jako je formulář, odhad nákladů nebo životopis, napište "přílohu" pod vaším jménem, za ním následuje seznam příloh. Pokud posíláte něco v samostatném dopisu, přidejte poznámku, např. "Pod samostatným obalem: finanční výkaz". "Cc", za kterým následuje seznam jmen, informuje o tom, že příjemce, který jste odeslali, zkopíruje někomu jinému.
