Pokud jde o komplikovaný stroj, jako je auto, chyby se stávají. Jako zákazník však zasloužíte, abyste tyto chyby opravili. Napište reklamační dopis jako formální způsob, jak vyřešit konflikt s firmou pro opravu automobilů. Nemusíte být emocionální nebo dramatický, abyste získali výsledky, které si zasloužíte. Zaměřte se na udržování přátelského vztahu s obchodem tím, že budete hledat nápravu.
Adresujte dopis správné osobě. Začněte s manažerem obchodu, který jste navštívili. Pokud obdržíte nápravu od správce obchodu, vyhledejte regionálního správce. Organizační strukturu společnosti můžete nalézt na webové stránce nebo na telefonní ústředí a vyžádat si kontaktní informace manažera.
Začněte svůj dopis vytyčením časové osy událostí. Podrobně vysvětlete, co se stalo, kdy se to stalo a koho jste mluvil. Například: "V pátek 30. června jsem navštívil místo v ulici 123 Maple a po dohodě s prodejním společníkem Jimem jsem souhlasil s tím, že jsem si vybral tuneup a změnu oleje.
Vysvětlete problém. Byjte co nejvíce popisný. Například: "Když jsem opustil prodejnu, všiml jsem si, že pod kapotou je hlučný chřest, když vůz běžel na volnoběh."
Řekněte společnosti přesně to, co chcete udělat, abyste situaci napravili. Například: "Chtěla bych vám vrátit plnou částku za služby ve vašem obchodě, stejně jako za 45 dolarů potřebných k opravě škody, ke které došlo ve vašem obchodě." Buďte spravedliví ohledně doporučených léků. Nepokoušejte se zablokovat váš přední nárazník, pokud nebyl přímo spojen s opravami, které jste dostali v prodejně.
Použijte objektivní jazyk. Při psaní písmen nepoužívejte jazyk, který je zánětlivý. Neubližujte zaměstnance nebo společnost. Také neprovádějte ohrožení společnosti nebo zaměstnanců. Stačí uvést fakta a lék, který považujete za spravedlivý.
Zahrnout dokumentaci. Zahrňte fotokopii faktury za práci, kterou jste provedli v obchodě. Zahrnout obrázky, které zálohují vaše nároky. Také, pokud navštívíte jiného mechanik a nový mechanik může písemně uvést, že služba je výsledkem chybné předchozí opravy, zahrnout tuto dokumentaci. Nezapomeňte zahrnout fotokopie a originály uchovat na bezpečném místě.
Buď pozitivní. Pokud existuje něco, co se vám líbí o společnosti nebo máte-li historii zákazníka, uveďte tyto informace. Společnost je pravděpodobnější, že bude vnímavá, pokud vás může udržet jako zákazník.
Zadejte kontaktní údaje, aby vás společnost mohla oslovit. Zahrnout telefonní číslo a e-mailovou adresu pro nejrychlejší odpověď.
Tipy
-
Při psaní do firmy použijte formát obchodního dopisu.
