Typická obchodní organizace plní své pracovní zatížení vytvořením řady úkolů, které jsou prováděny a prováděny podle potřeby. Tyto úkoly mohou zahrnovat nákup materiálů, prodej služeb, přijímání zaměstnanců nebo reakci na zákazníky. Umístění těchto úkolů do řady organizovaných a vzájemně propojených systémů může být přínosem pro společnost zavedením efektivity a uspořádání do pracovního dne a nakonec zvýšením spodního řádu. Pracovní systémy umožňují každodenní úkoly koordinovaně fungovat a poskytují základní rámec pro výrobu služeb a produktů.
Definujte systém
Pracovní systém je společné úsilí a je navržen, když určitý úkol nebo cíl je identifikován jako vyžadující více než jednu osobu k dosažení. Pracovní systémy zahrnují technologie, informace a obchodní zdroje k vytváření služeb nebo produktů pro zákazníky jak externí, tak interní. Osoba nebo osoby, které zaměstnávají ostatní, aby pracovaly v rámci pracovního systému, musí nejprve definovat a organizovat systém, který umožní dosažení cíle. Systém musí být definován tak, aby věděl, které pracovníky a stroje jsou potřebné, co budou dělat a jak systém bude proudit z jedné úlohy na druhou pro maximální efektivitu.
Typy pracovních systémů
Žádný typ pracovního systému neexistuje, protože koncept pracovního systému je shell, který může být naplněn cíli a potřebami organizace. Příklady pracovních systémů zahrnují informační systém, dodavatelský řetězec, službu pro zaměstnance nebo zákazníky a systém, který kupující vstupuje při objednávání produktu od organizace. Webové stránky elektronického obchodu mohou být také považovány za pracovní systémy, které plní úkoly, jako je marketing, zákaznický servis nebo řízení transakcí.
Některé pracovní systémy jsou navrženy tak, aby splnily úkoly a pak skončily, například speciální projekt (konference, shromažďování údajů) nebo produkt, který je vyráběn na určitou dobu a poté ukončen. Jiné pracovní systémy mohou spojit dohromady, aby vytvořily větší pracovní systém, jako je pracovní systém, který vyrábí výrobek. Například výrobní systémy pro produkci výrobků (výrobní linky) spojují pracovní systém dodavatelského řetězce (nákup materiálu), konstrukční systém (inženýrství) a balicí pracovní systém (vyrábí produkt připravený k prodeji).
Prvky systému
Všechny pracovní systémy obsahují řadu prvků, které ovlivňují pracovní systém. Prvky jsou vzájemně závislé a spolupracují, aby vytvořily celý systém. K těmto prvkům patří pracovník, úkol, struktura organizace, zásady a pokyny organizace a postupy vedení organizace.
Pracovník může být zaměstnancem nebo smluvním pracovníkem. Součástí úkolu je, co je třeba udělat a jak má být úkol splněn. Struktura organizace zahrnuje jednotlivce, roli ve firmě a způsob, jakým se roli vztahují k práci, která má být provedena. Politika organizace obsahuje dohody, pravidla a prohlášení, které určují způsob, jakým má být práce dokončena.Leaderské postupy v organizaci řídí a řídí realizaci pracovního systému a pomáhají udržovat zaměření a motivaci.
Základní rámec
Přestože se pracovní systémy velmi liší mezi organizacemi, existuje základní rámec součástí, které lze použít k naplnění pracovního systému. Mezi tyto komponenty patří účastníci, aktivity a procesy, technologie, informace nebo data, fyzické prostředí, strategie zpracování a konečný produkt. Komponenty rámce se prolínají s prvky pro vytváření pracovního systému.
Revize pracovních systémů
Dynamiku revize stávajícího pracovního systému lze dosáhnout zavedením souboru fází do pracovního systému. Známý jako životní cyklus pracovního systému jsou tyto fáze popsány jako operace a údržba (probíhající vylepšení), zahájení (nový pracovní systém), vývoj (nové požadavky) a implementace (instalace, školení, testování). Při použití těchto čtyř fází může dojít k plánovaným i neplánovaným revizím a změnám. Plánované změny využívají všechny čtyři fáze a během každé fáze dochází k neplánovaným nebo neočekávaným změnám ve formě úprav, experimentů a oprav.
