Rozvoj komplexního systému správy souborů pro vaši restauraci vám pomůže spravovat zaměstnance a firmy. Dvojité archivační systémy jsou účinné, zejména pokud jsou soubory uloženy online. Soubory mohou být uloženy na snadno přístupném místě, jako je kancelářská skříň, a mohou být chráněny citlivé pracovníky a finanční soubory. Systém fyzického archivování by měl být vybrán na základě objemu zadaných informací, zatímco online systém archivace má více možností.
Vyberte systém podávání
Soubory uložené online mohou být rozděleny do kategorií důvěrných a otevřených. Ochrana heslem citlivými informacemi, jako jsou finanční nebo zaměstnanecké soubory. Soubory, které zaměstnanci potřebují pravidelně přistupovat, mohou být uloženy ve sdílené složce pod určitými nadpisy, jako jsou dodavatelé, dodavatelé a údržba. Soubory uložené v rozvaděči mohou být abecedovány podle předmětu nebo u velkoobjemových souborů subjektem s rozdělením podle kategorie. Soubor dodavatele může například obsahovat jednotlivé abecední soubory identifikující názvy dodavatelů nebo jejich společnosti.
Finanční údaje
Rozvoj systému archivace, který umožňuje snadný přístup k finančním výkazům, je nezbytný pro každodenní provozy, stejně jako měsíční, čtvrtletní a roční účetní výkazy a koncem roku a příprava daní. Finanční informace by měly být uloženy na zabezpečeném místě, jako je například zámek nebo počítačový soubor chráněný heslem. Dokumenty zahrnují splatné a pohledávky, mzdy, úvěry a úvěrové linky, interní a externí audity a daňové záznamy a denní příjmy. Kategorizujte soubory v časových lhůtách, takže pravidelné odkazy, jako jsou denní záznamy o prodeji, jsou v dosahu a ti, které pravidelně kontrolujete, například čtvrtletní zprávy, jsou v zadní části skříňky.
Zaměstnanost
Uspořádejte prázdné a dokončené žádosti o zaměstnání, orientační a školící materiály, pracovní plány a písemné záznamy o hlášeních zaměstnanců, stížnosti nebo pokárání. Toto je užitečné, pokud zaměstnanec podá stížnost ohledně ukončení, diskriminace nebo obtěžování. Pokud soubory zaměstnanců obsahují zdravotní záznamy a čísla sociálního zabezpečení, kategorizujte soubory v číselném pořadí a uložte číselná tlačítka na jiné místo.
Dodavatelé
Rozdělte soubory dodavatelů do kategorií potravin, nápojů, piva, alkoholu a restaurací. Zahrnout jednotlivé soubory pro stávající dodavatele a budoucí dodavatele. Soubory by měly obsahovat kopie smluv, objednávkových formulářů, potvrzení, cenové struktury, rozvrhy doručení, jména kontaktů a telefonní čísla. Soubory dodavatelů můžete uložit do blízkosti dvířek pro doručování nebo v kanceláři správce, abyste je mohli snadno vyhledat.
Pojištění
Soubory pojištění by měly obsahovat kopie pojistných smluv a jméno a kontaktní informace pojišťovacího zástupce zastupujícího jednotlivé pojistky. Zahrnout graf obnovení, který indikuje, kdy je třeba prověřit zásady. Uložit v případě nouze kopii pojistných souborů mimo areál.
Budování a údržba
Zda je restaurační zařízení vlastněno nebo pronajato, uchovávejte soubor pro záznamy o údržbě a opravách. Zahrnout seznam úklidů, odstraňování odpadků, recyklace, všeobecné údržby, instalatérů a poskytovatelů elektrických opravářských služeb. Ukládejte informace pro údržbu videohier, juke boxů nebo prodejních automatů. Podobně jako dodavatelské soubory by měly být čísla údržby a tísňových kontaktů umístěna v místech, kde je k nim může rychle přistupovat, například hostesky, pokladní stůl, za barem nebo v kuchyni.
Zdraví a bezpečnost
Udržujte soubor věnované zdravotní a bezpečnostní dokumentaci. To zahrnuje kopii zpráv a citací oddělení zdravotnického oddělení, písemná pravidla týkající se opatření týkající se zdraví zaměstnanců, jako je ruční mytí, používání rukavic a sítí na vlasy a podrobné pokyny pro sanitaci zařízení. Zahrnuje také dokumentaci postupů týkajících se manipulace, přípravy a skladování potravin. Proveďte kopie příslušných pravidel a předpisů a postaňte je na vhodných místech, kde je zaměstnanec jistě vidí.
Zranění a incident
Vytvořte soubor obsahující zprávy o poraněních zaměstnanců a zákazníků. Dokumentujte svědky každé události a poskytněte co nejvíce podpůrných údajů, včetně příčiny újmy, opatření přijatých po úrazech a výsledku. Zahrňte kopie policejních zpráv, pokud jsou orgány z jakéhokoli důvodu zavolány do restaurace.
