Jako společnost musíte uchovávat určité druhy papírování, jako jsou záznamy o zaměstnání a faktury, a to jak z obchodních, tak z právních důvodů. V některých případech musí obchodník také po určitou dobu uchovávat kopie potvrzení o kreditní kartě. Zjistěte, kdy je bezpečné házet tyto příjmy v průběhu podnikání.
Příjmy z kreditních karet
Poté, co zákazník zakoupí produkt nebo službu od vaší společnosti pomocí své kreditní karty, obvykle jí musíte poskytnout tištěnou potvrzení o jejích dokladech - zejména v případě osobní transakce. Příjemce obsahuje částku transakce, schvalovací kód, jméno držitele platební karty a místo podpisu zákazníka. Také si ponecháte kopii podepsaného potvrzení o vaší evidenci.
Proč je udržet?
Pokud vznikne případ, kdy zákazník zpochybňuje platbu kreditní kartou od vaší společnosti, jste jako obchodník zodpovědný za prokázání, že je platný. Jedna z prvních položek, kterou zákazník požaduje, je kopie dokladu o kreditní kartě související s transakcí. Poskytovatel služeb také potřebuje vidět podepsanou potvrzení, aby prošetřil spor ve vašem zastoupení. Pokud je spor zákazníka schválen, protože nemůžete poskytnout kopii potvrzeného potvrzení o prodeji, budete muset zaplatit drahé poplatky za zpětnou platbu a také ztratíte částku prodeje i prodaného produktu či služby.
Kdy se hodí
Vzhledem k možnosti sporů ze strany zákazníků není rozumné vyhozit potvrzení o prodeji kreditní kartou jen proto, že transakce zrušila váš obchodní účet - i když jste již obdrželi finanční prostředky z prodeje. Banky obvykle dávají zákazníkům přibližně 60 dní k tomu, aby zpochybnili poplatek za zákon o spravedlivém vyúčtování. Jedná se o bezpečnou sázku, aby účtenka kreditní karty zůstala po dobu nejméně tří měsíců. Pokud potřebujete prodejní příjmy speciálně pro účely podávání zpráv o dani z příjmů z podnikání, uchovejte je po dobu nejméně šesti let.
Ukládání výpisů
Pokud musíte tyto prodejní doklady uchovávat, uložte je na bezpečné, uzamčené místo, protože obsahují citlivé informace o zákaznících. Uchovávejte citlivá data mimo dosah neoprávněných zaměstnanců a osob mimo oblast, abyste se vyhnuli problémům s podvody souvisejícími s kreditními kartami nebo identifikovali krádež. Dohoda o službách obchodníka může nastínit konkrétní pravidla pro správu a ukládání citlivých údajů o kreditní kartě pro zákazníky podle pokynů Standardu pro zabezpečení dat platebních karet. PCI DSS je organizace, která poskytuje pokyny týkající se správy dat o kreditní kartě zákazníků.
