Každá transakce, ke které dochází v organizaci, vyžaduje od účetního oddělení, aby zvážil její finanční dopad. Účetní musí zaznamenat každou transakci s finančním dopadem do účetních záznamů. Mnoho společností vydává zaměstnancům debetní a kreditní karty s cílem snížit náklady, které zpracovává. Namísto vrácení zaměstnanců společnost buď zaplatí bankovní účet nebo upravuje své záznamy o debetní transakci. Účetní zápisy se liší v závislosti na tom, zda zaměstnanec použil debetní nebo kreditní kartu.
Transakce debetní kartou
Banky vydávají zaměstnancům společnosti debetní karty, aby snížily počet šeků, které společnost potřebuje k tisku. Transakce debetní kartou odstraňuje hotovost z bankovního účtu společnosti v okamžiku uskutečnění transakce. Zaměstnanec používá debetní kartu stejným způsobem, jakým při nákupu používá kreditní kartu. Banka obdrží elektronické oznámení o transakci a převede peníze na prodejce, aby zaplatil za transakci.
Účtování debetních karet
Když zaměstnanec uskuteční transakci pomocí debetní karty, účetní společnost musí aktualizovat finanční záznamy. Účetní kontaktuje zaměstnance, aby zjistil, proč byla transakce určena. Účtování účetní společnosti používá tyto informace k určení toho, který nákladový účet se má použít v účetním záznamu. Účet účet zvyšuje účet výdajů a snižuje hotovost.
Transakce kreditní kartou
Banky vydávají zaměstnancům společnosti kreditní karty, aby snížily počet výkazů nákladů předložených zaměstnanci. Transakce kreditní kartou vytváří závazek společnosti, která společnost vyžaduje, aby banku zaplatila na konci období. Zaměstnanec využívá kreditní kartu při nakupování on-line, telefonicky nebo osobně. Banka obdrží elektronické oznámení o transakci. Na konci období přidává banka všechny transakce a zašle účet společnosti.
Účtování kreditními kartami
Když zaměstnanec uskuteční transakci pomocí kreditní karty, uchovává jí potvrzení a zapíše popis transakce na potvrzení. Na konci měsíce předkládá všechny své příjmy účetnímu. Účetní porovnává příjmy s fakturou a zajišťuje, aby byly účtovány všechny transakce. Účtování účetních dokladů používá k určení toho, který nákladový účet se má použít v účetním záznamu. Účet účet zvyšuje účet výdajů a snižuje hotovost.
