S pokračujícím pokrokem v oblasti technologií je jedním z novějších trendů 21. století tzv. Bezpapírová kancelář. Bezpapírová kancelář není ve skutečnosti úplně bezpapírována, ale spíše používá minimální množství papíru a přeměňuje co nejvíce dokumentů na digitální formu. Bezpapírová kancelář má jak výhody, tak nevýhody, které by měly být považovány za organizaci zvažující přechod z konvenčních záznamů.
Více kompaktní a efektivní
Digitální soubory vyžadují mnohem méně fyzického prostoru než papírové soubory a je mnohem snazší, aby byly organizovány. Kromě toho jsou archivované digitální soubory mnohem snadněji přístupné než archivované soubory papíru. Digitální soubory mohou být snadno sdíleny mezi mnoha uživateli najednou a přístupné ze vzdálených míst, což zvyšuje efektivitu práce.
Envonmentálně vědomé
Méně papírových souborů znamená méně papíru používaného pro duplikátní kopie a pro obecné vedení záznamů. Tento faktor činí ve většině případů kancelář bez papíru, která je více ohleduplná k životnímu prostředí. Pro on-line časopisy a další publikace digitální publikování znamená odstranění inkoustů, které obsahují těžké kovy, rozpouštědla a další látky škodlivé pro životní prostředí.
Záležitosti týkající se softwaru a hardwaru
Bezpapírová kancelář je pouze tak efektivní, jako software a hardware, které se používají k ukládání záznamů, umožňují pracovníkům být. Softwarové chyby a poruchy zařízení mohou způsobit velké narušení fungování kanceláře bez papíru. Údržba softwaru a hardwaru bezpapírové kanceláře je také záležitostí; pracovníci v oblasti informačních technologií (IT) nebo konzultanti jsou často nutností, stejně jako technici, kteří pravidelně opravují hardware.
Chyby v zadávání dat a křivky učení
Stejně jako u jakéhokoli přechodu, přechod na kancelář bez papírů často zahrnuje křivku učení, zejména v kancelářském prostředí, kde zaměstnanci již nejsou počítačově důvtipní. Chyby při zadávání dat mohou být nákladné a mohou vést k závažným problémům. Chyby při zadávání a vkládání dat mohou navíc způsobit chybnou kategorizaci záznamů, což je obtížné nebo nemožné je nalézt později.
Bezpečnostní obavy
Digitální záznamy mohou být ohroženy neoprávněným přístupem, a to buď hackerem nebo neoprávněným zabezpečením ze strany zaměstnanců. Zejména s citlivými právními a zdravotními záznamy může ztráta dat vést k významné odpovědnosti za zúčastněnou společnost, zejména pokud se jedná o nedbalost. Zneškodnění digitálních záznamů představuje zvláštní potíže, zejména v prostředí sdílených sítí. Jednoduché vymazání souboru zcela nevymaže digitální záznam, stejně jako hromadění dokumentu do koše nezabrání tomu, aby někdo jiný načítal papír později.
