Bezpapírová kancelář může pomoci životnímu prostředí, ale může způsobit bolesti v procesu, pokud nebude zaveden odpovídající systém pracovních postupů. Přesunutí všeho do digitálního prostoru vyžaduje zavedení řízení dokumentů a postupů pracovního postupu, které zajistí, že se v přechodu neztratí nic. Když fyzické in-boxy ustoupí do popelnice historie, musí je nahradit virtuální.
Going Digital
V bezpapírové kanceláři je cílem přesunout vše co je možné online. Tištěné dokumenty jsou naskenovány a umístěny na sdíleném místě ve vašem počítačovém systému, kde k nim mají přístup oprávnění uživatelé. Kromě přínosů pro životní prostředí může dobře spravovaná bezpapírová kancelář usnadnit nalezení informací než v tradičních archivačních systémech. Složky ve virtuálním archivu ukládají starší dokumenty tak, aby neměly nepořádek často přístupné oblasti, ale jsou stále k dispozici v případě potřeby.
Sdílené kalendáře
Přesouvání plánů zaměstnanců do sdíleného kalendáře umožňuje zaměstnavatelům spravovat dovolenou a další záležitosti, které ovlivňují pracovní plán. Umožňuje také spolupracovníkům sledovat schůzky a další plánované události. Týmy, které sdílejí pracovní kalendáře, jsou schopny sledovat, kdo je v kanceláři a kdo je mimo kancelář a může strukturovat workflow na projektech s tím v mysli. Díky tomu, že klíčové zainteresované strany směřují na konferenci například na konci týdne, mohou motivovat někoho, aby rychleji připravil návrh klíčového dokumentu nebo smlouvy, aby se zúčastněným stranám podařilo nabídnout své vstupy dříve obsah byl dokončen.
Správa dokumentů
Bezpapírové kanceláře potřebují systém, který stanoví, jak mají být dokumenty uchovány a uloženy. Vytvořte konvenci pojmenování dokumentů a strukturu složek, abyste mohli dokumenty snadno najít. Systémy pro správu dokumentů často umožňují jak změny "kontroly", tak sledování změn. Tím se zabrání více osobám pracovat na dokumentu současně a umožňuje kontrolu verze. Povinnost aktualizovat dokumenty ve sdílené lokalitě snižuje problémy, ke kterým dochází, když uživatelé stahují soubor, aktualizují a odesílají je e-mailem a neudržují aktuální oficiální verzi.
Projektový management
Software pro správu projektů pomáhá sledovat milníky a termíny projektu. Budete potřebovat systém, který dokáže sledovat úkoly a plány projektů a umožní zaměstnancům, aby uvedli, kdy je něco dokončeno. Oznámení by měla upozorňovat někoho, když potřebuje novou pozornost nový úkol. Jednotlivci mohou sledovat své vlastní projekty, zatímco manažeři mohou získat holistický pohled na to, co se děje v týmu a přerozdělovat zdroje podle potřeby. Projekty by měly být archivovány digitálně po dokončení, spolu se získanými zkušenostmi, takže přenos znalostí může snadno dojít, když podobný projekt začne později.
