Mzdy jsou klíčovým aspektem jakéhokoli obchodu se zaměstnanci. Aby zaměstnanci a daně ze mzdy byly zaplaceny včas a přesně, mzdové oddělení musí být strukturované. K dosažení efektivnosti v rámci oddělení by měl zaměstnavatel dokumentovat mzdové postupy. Bez ohledu na to, zda je výplatní listina velká nebo malá, jsou pro úspěšné výplatní listy klíčové psané mzdové postupy.
Vytvořte formuláře pro mzdové řízení. Mzdové oddělení obvykle úzce spolupracuje s oddělením lidských zdrojů, aby zajistilo řádné zpracování výplatních pásem a zaměstnaneckých výhod. V tomto procesu se používá řada formulářů: časopisy / časové karty, formulář W-2, mzdové plány a / nebo kalendáře, formuláře žádostí o dovolenou, formuláře pro přímé vklady a denní přehledy. Tyto formuláře můžete zakoupit v kancelářském oddělení nebo si je nechat přizpůsobit tiskové společnosti.
Dokumentace postupů časování. Americké ministerstvo práce uvádí, že můžete použít libovolný časoměrný systém, který chcete, za předpokladu, že je správný a kompletní. Časové postupy by měly zahrnovat termíny předkládání časových listů a metodu, která se používá k výpočtu doby zaměstnanců.
Například si zapište procedury pro ruční výpočet časových karet zaměstnanců, například zaokrouhlování nahoru a dolů do nejbližší čtvrteční hodiny. Pokud máte časomírový systém, který automaticky přenáší zaměstnanci údery / přejezdy do mzdového softwaru, dokumentujte své postupy pro provádění úprav. Může se jednat o to, že vedoucí pracovníci vám zasílají změny před uplynutím lhůty.
Zaznamenejte postupy zpracování mzdových plateb. Přizpůsobte si postupy zpracování mzdových tarifů tak, aby odpovídaly vašim mzdovým systémům. Mzdový systém může být manuální, počítačový nebo externí (externě). Uveďte všechny postupy zpracování výdajů pro váš konkrétní systém.
Řekněme například, že máte vlastní počítačový systém, v němž se zaměstnanci platebních služeb na místě a mzdový software používají k zpracování výplatní listiny. Dokumentuje, jak používat software. Uveďte, jak zadávat mzdy zaměstnanců a jak zpracovávat úpravy odměn, přímé vklady, daně ze mzdy, dny požitků, obětování, pojistné plnění a odměny za přesčasy. Zahrňte kroky k dvojímu ověření mzdového účtu před tiskem výplaty a před uzavřením výplatní listiny.
Máte-li několik placených frekvencí (např. Týdenní a dvoutýdenní), dokumentujte, jakým způsobem je každý z nich zpracovávat. Postupy zpracování mzdových plateb by měly zahrnovat všechny kroky zpracování od začátku každého mzdového účtu až po jeho ukončení.
Zahrnout postupy následného zpracování. Řekněme například, že máte účetní oddělení nebo externí daňovou společnost, která se zabývá záležitostmi daně z příjmů společnosti. Uveďte potřebné soubory a zprávy, které by měly být předány a na které osoby. Uveďte, koho by měli obdržet výplaty / odměny za distribuci a zahrnout další společnosti / jednotlivce, s nimiž musíte komunikovat. Například, pokud mzdové oddělení předá prostředky na penzijní připojištění poskytovateli penzijního plánu bezprostředně po každém zpracování mzdy, uveďte nezbytné kroky.
Postupy vedení dokumentů. Zaměstnavatel musí uchovávat záznamy o mzdách po dobu minimálně tří let, podle ministerstva práce. Státní postupy uchovávání a archivace mzdových registrů, W-2, výkazů mzdy, časových karet a dalších mzdových záznamů.
Tipy
-
Aktualizujte své mzdové postupy vždy, když dojde k procedurální změně.
