Mzdová politika popisuje mzdový proces, jelikož se týká správy platů, časového rozvrhu, mzdových plánů a platebních metod. Dokumentované postupy zajišťují jasný a definovaný schvalovací proces, účinné mzdové činnosti, dostupnost formulářů a vhodné kontroly. Organizace se zavedenou mzdovou politikou a postupy může zaměstnancům zajistit přesné a včasné vyplácení platů a mezd.
Význam
Mzda je jednou z největších výdajů v každé organizaci. Politika mzdového účetnictví vytváří vnitřní kontroly a zůstatky pro kontrolu a ochranu těchto nákladů. Snižuje výskyt chyb a možnost podvodů. Ve velkých společnostech mzdový proces vyžaduje spoustu času a zdrojů. Mzdové postupy vytvářejí efektivitu, pokud jde o shromažďování času, zpracování dokumentů, zadávání údajů, platby a vedení záznamů. Začleněním automatizace a pokroku v technologii systémů mohou být postupy nákladově efektivní a ušetřit peníze společnosti.
Účel
Mzdová politika zaručuje, že zaměstnanci budou ve správnou dobu vždy obdržet správnou mzdu. Zabezpečuje, aby společnost dodržovala federální, státní a místní zákony, zejména ty, které se týkají daní, Medicare, sociálního zabezpečení a spravedlivých pracovních norem. Dodržování právních předpisů pomůže společnosti vyhnout se placení pokut. Mzdové postupy rovněž podporují zavádění zavedených systémů a systémů odměňování, rozpočtů oddělení a kolektivních smluv.
Funkce
Mzdová politika definuje odpovědnost a odpovědnost mzdového personálu a manažerů. Vzhledem k tomu, že mzdy zahrnují důvěrné informace, musí politika specifikovat úroveň přístupu a zabezpečení. Rovněž identifikuje školení požadované různými skupinami zaměstnanců. Mzdové postupy popisují proces od okamžiku, kdy je zaměstnanec najat. Zahrnují mzdové činnosti a formuláře potřebné pro zpracování nových pracovníků, změny zaměstnání, aktualizace informací, zvláštní platby, odpočty, časové hlášení a ukončení.
Úvahy
Aby se minimalizovalo riziko podvodu, mzdová politika musí zahrnovat vnitřní kontroly. Jednou formou kontroly je oddělení povinností. Například, pokud jsou dva zaměstnanci zapojeni do zpracování mzdy, jeden by připravil mzdové doklady, zatímco druhý by schválil a schválil. Schvalující orgán musí přezkoumat veškeré údaje o mzdách a dovolené. Další skupina nebo oddělení, například účetnictví, může prověřit mzdové transakce. Mzdové postupy musí také chránit důvěrnost informací o mzdách a zajistit, aby k nim měli přístup pouze oprávněné osoby.
Odpovědnosti
Mzdové oddělení je zodpovědné za řízení mzdového toku práce, aby bylo zajištěno účinné a včasné zpracování mzdy. Stanoví mzdové plány a lhůty pro předkládání mzdových listin. Zaměstnanci mzdových služeb přiřazují a kontrolují přístup k informacím v mzdovém systému. Zadávají informace do systému a podle potřeby provádějí změny. Manažeři musí zajistit, aby byly požadované doklady o mzdách dokončeny a předány v rámci stanovených časových lhůt. Zaměstnanci jsou zodpovědní za kontrolu plateb a odpočtů a poskytují poradenství mzdovému oddělení o případných nesrovnalostech. Měly by také průběžně aktualizovat své informace.
