Ačkoli je těžké uvěřit, fax nebo fax se datuje do roku 1843, kdy ho vynalezl Alexander Bain. Telefon by neměl být patentován dalších 33 let. Dokonce i v tomto věku e-mailu a schopnost posílat e-maily dokumentů je stále potřeba odeslat fax. Při každém faxu je třeba zaslat krycí list a jednoduché nastavit základní krycí list.
Otevřete software, který používáte k vytváření dokumentů, a začněte novým prázdným dokumentem. Můžete použít šablonu pro váš fax, ale prozatím to uděláte od začátku, takže znáte základní formát.
Do horní části stránky napište "Komu:", po kterém následuje odesílání faxu. Pokud se jedná o firmu nebo organizaci, použijte název firmy nebo organizace po "Do". Na dalším řádku můžete použít "Attn:", za kterým následuje jméno osoby, jestliže fax potřebuje přejít na konkrétní osobu v rámci podniku nebo organizace. Pokud odesíláte fax osobě, jednoduše napište jméno osoby podle "Do".
Uveďte faxové číslo podniku, organizace nebo osoby, kterým odesíláte fax pod jménem, a to zadáním "Číslo faxu:" následované číslem. Tímto způsobem zajistíte, že pokud fax skončí na nesprávném místě, protože máte nesprávné číslo nebo jste vytočili špatné čísla, může vám tato chyba upozornit osoba, která fax obdržela.
Zadejte počet stránek, které bude fax obsahovat, včetně titulní stránky. Tento řádek jednoduše přečte "Počet stránek:", po němž následuje počet stránek faxu.
Zadejte kontaktní údaje, například vaše jméno, faxové číslo a telefonní číslo, takže se příjemce faxu může vrátit zpět. Jedná se o část "From:" úvodního listu faxu.
Části "Do:" a "Od:" mohou být následovány sekcí "Zpráva:", kde můžete psát, co obsahuje fax a veškeré příslušné informace týkající se faxu. Nyní jste vytvořili jednoduchý faxový list, který obsahuje všechny potřebné informace.
Tipy
-
Nahoře je jednoduchý krycí list, který lze provést za pár minut. Většina softwaru pro zpracování textu má faxové šablony, které můžete použít. Pokud software, který používáte, nemá šablony faxů, je na internetu dostatek internetových stránek s bezplatnými kryty faxů.
