Zprávy o řízení projektu poskytují aktualizaci pokroku v konkrétním projektu. Jsou obecně psány na projektových milníkůch, ale mohou být kdykoli požádány klientem nebo školitelem. Zprávy o řízení projektu jsou důležité, protože umožňují projektovému manažerovi posoudit pokrok porovnáním s původním plánem. To umožňuje manažerovi komunikovat a vysvětlovat všechny změny, zpoždění, problémy a pozitivy všem zúčastněným stranám. Zprávy o řízení projektu nemusí být zdlouhavé, ale měly by se zabývat všemi aspekty projektu.
Uveďte identifikační údaje projektů: název projektu, číslo projektu (pokud existuje), jméno klienta, kontaktní osoby, pokud je klientem podnik nebo organizace, datum zahájení projektu a adresa, na které projekt se provádí, je-li to možné. Uveďte také jméno správce projektu (PM), jméno osoby, která píše zprávu, pokud je autorem jiná osoba než PM a datum zápisu zprávy.
Uveďte jména všech stran, kterým bude zpráva o řízení projektu distribuována. Zahrnout všechny dodavatele, zaměstnance, supervizory nebo kontakty s klientem, kteří obdrží kopii zprávy. Zahrnout "Soubor" ve spodní části seznamu, který označuje, že kopie sestavy byla vložena do souboru projektu.
Vyhodnoťte současný rozsah projektu oproti původnímu rozsahu projektu. Vezměte na vědomí všechny provedené změny, které obsahují jak název strany, která požadoval změnu, tak jméno strany, která změnu schválí.
Vyhodnoťte aktuální časový plán projektu proti plánované časové ose. Vysvětlete jakékoliv zpoždění nebo zisky a uveďte, jak budou ovlivňovat celkovou časovou osu. Uveďte, zda jsou zpoždění v současné době vyřešena nebo nevyřešena. U nevyřešených zpoždění vysvětlete plán, který má překonat problém a stav, když očekáváte vyřešení problému. Pokud se změnil datum dokončení, uveďte nový termín dokončení.
Porovnejte aktuální rozpočet s původním rozpočtem. Zvažte jak náklady (částku, kterou dodavatel platí za práci a materiály pro dokončení projektu), tak cenu (co klient zaplatí po dokončení projektu). Nezapomeňte zahrnout změny nákladů nebo ceny způsobené změnami rozsahu. V případě potřeby přiložte aktualizovaný rozpočet projektu.
Porovnejte současné prostředí s rizikem s původním formulářem pro posouzení rizik. Uveďte, která rizika byla odstraněna a která jsou stále přítomna. Uveďte všechna nová rizika, která vznikla spolu s jejich potenciálním rozpočtem a časovým dopadem. Nabídněte plán, jak se vyhnout nebo reagovat na nová rizika.
Podepsat dokument. Pokud je dokument více než jedna stránka, počáteční každá stránka. Některé firemní postupy také vyžadují, aby nadřízený a / nebo klient podepsali všechny zprávy o řízení projektu.
Tipy
-
Nezapomeňte zahrnout dobrou zprávu! Do přehledu zahrňte veškeré úspory nákladů a času.
Dokumentujte všechny chyby dodavatele, které mají vliv na časovou osu nebo rozpočet. Budete mít možnost zpoplatnit dodavatele za ztracený čas nebo peníze.
