Pokud je jedna věc, že zaměstnanci mají tendenci se líbit méně než schůzky, změnila se doba schůzky a přiměla je, aby změnili své plány podle toho. Přesto je pro vaše zaměstnance mnohem horší, že je neinformovaný. Udržujte své zaměstnance ve smyčce napsáním poznámky upozorňující je na změnu. Možná se zpráva nebude líbit, ale ocení, že vaše poznámka - stejně jako všechny nejlepší formy vnitřní komunikace - je krátká a do té míry.
Napište informační hlavičku své poznámky. Spláchněte vlevo a na čtyřech oddělených jednoprostorových řádcích, napište "Datum", "To", "Od" a "Předmět". Každá by měla být následována dvojtečkou. Po "Od:" napište své jméno a název.
Nezapínejte více než tři oddělené odstavce o změně času schůzky, dvojitý odstup mezi odstavci. V prvním odstavci poukazujte na čas, který jste předtím měli, a na změnu plánu schůzky. Uveďte, zda se místo setkání změnilo nebo zůstalo stejné.
Vysvětlete důvod změny času pozitivně. Zaměstnanci se mohou zeptat, proč se změnila doba schůzky, ale existuje potenciál ohrozit důvěrné organizační informace. Řešit otázku pozitivně tím, že řekne: "Doba setkání se změnila tak, aby lépe vyhovovala potřebám a harmonogramům všech, jejichž přítomnost je na schůzce nutná."
Napište optimální třetí odstavec. Například: "Děkuji předem za spolupráci při přizpůsobení této změně plánu. Těším se, že vás vidím na (čas a místo setkání)."
Napište iniciály po svém jménu, abyste získali další příležitost a důvěryhodnost. Nemusíte podepsat dolní část poznámky, protože vaše jméno je vytištěno nahoře v záhlaví.
Otestujte a upravte svou poznámku před tím, než ji budete rozšiřovat. Nikdy nenechávejte zaměstnance chytit v žádném z vašich komunikačních materiálů.
Rozšiřte poznámku správně a pro nejlepší expozici. Nezapomínejte, že nechcete, aby se někteří zaměstnanci nedostali zpět na legendární kancelářskou linku. "Myslím, že jsem nedostal poznámku." Celopodnikové poznámky jsou často zveřejňovány v jídelnách a místnostech. Pro přidané "pojištění" vytvořte kopii poznámky pro každého zaměstnance a umístěte jej do své schránky nebo na jeho stůl.
