Navzdory sofistikovanosti dnešních počítačů a účetního softwaru zůstává základní mzdový proces téměř stejný jako před desetiletími. Velmi málo podniků stále zaznamenává a zpracovává výplatní listy ručně, je však nezbytné, aby každý obchodní manažer pochopil, jak mzdový proces funguje, aby správně kontroloval náklady na práci a vyřešil potenciálně nákladné problémy. To platí i v případě, že zadáte své mzdové operace, populární alternativu. Mzdový proces začíná zaznamenáváním času, který zaměstnanci dostali do práce. To může být stejně jednoduché jako ručně psaný časový list nebo zahrnuje použití počítačových časových hodin, které přenášejí data přímo do počítače, který bude zpracovávat mzdy. Před zahájením dalšího zpracování mzdy musí noví zaměstnanci nebo ti, jejichž status se změnil, vyplnit formulář W-4 pro zproštění výjimek.
Výpočet mzdy
Zaměstnavatel shromažďuje veškeré časové záznamy zaměstnanců na konci platebního období, což může být týdenní, dvoutýdenní nebo jiné období). Prvním krokem při výpočtu mzdy je zjištění hrubé mzdy zaměstnance, což může být stejně jednoduché jako započítání odpracovaných hodin a vynásobení mzdovou sazbou. Mohou být zapotřebí úpravy, které zahrnují přesčasy, provize, tipy a další kompenzace. Odškodnění za výdaje spojené s podnikáním, jako jsou náhrady za kilometry, jsou často zahrnuty do výplaty zaměstnance po výpočtu odměny, protože tyto úhrady nepodléhají daním. Dalším krokem je stanovení odměny za zaměstnance. Chcete-li to provést, potřebujete zaměstnance W-4 a IRS publikace 15 Circular E. Mzdy, které podléhají federální dani z příjmů, je hrubá mzda snížená o celkovou částku srážkových daní.
Daně
Nejsložitější součástí mzdového procesu je výpočet daní. Pro účely mzdové daně spadají daně do dvou skupin: ty, které zaměstnanec platí a jsou odečteny od hrubé mzdy a ty, které zaměstnavatelé platí. Zaměstnanci platí tři federální daně: daň z příjmů, sociální zabezpečení a Medicare. Kompletní pokyny pro výpočet těchto daní naleznete v publikaci IRS 15. Ve většině států existuje také daň z příjmů státu. Pokyny pro státní daně jsou k dispozici na ministerstvu pro daň z příjmu nebo daně. Daň placená zaměstnavatelem je příspěvek zaměstnavatele na Sociální zabezpečení a Medicare, federální daň z nezaměstnanosti a státní daň z nezaměstnanosti - FUTA a SUTA. Pro výpočet těchto údajů použijte publikaci IRS 15. Dani FUTA a SUTA musí být vyčíslena společně, protože na FUTA je zaplaceno zaplacení SUTA.
Výplata
Konečným stavem mzdového procesu je skutečně platit zaměstnance a vyměnit daně. Provedení platebních prověrek je poměrně jednoduché. Samotná kontrola se podobá jakékoliv jiné kontrole. Nicméně, výplaty přicházejí s výplatní stub, což je písemný výpis z platů, daní a dalších odpočtů nebo úprav. Mzdový oddíl, vyplněný s každou položkou a rok-to-data součty, je dána zaměstnanci pro jeho záznamy. Vždy je rozumné kontrolovat výplaty před jejich rozdělením, protože chyby mohou být nákladné. Nechcete-li například zjistit chybějící úhoz způsobený výdajem 3 000 dolarů, který bude vydán, pokud je správná částka 300 USD. Zasílejte srážkové daně do služby IRS nebo státní služby podle pokynů.
