Účinně formulovaná obchodní komunikace je účelná, profesionální a snadno srozumitelná. Umožňují příjemci přijmout zprávu, aniž by hádali o záměru spisovatele, transponovali špatně umístěná slova nebo dešifrovali špatně postavené věty. Chybějící zprávy jsou vypnutím pro interní i externí čtečky. Špatná gramatika je často spojena s nevědomostí nebo nedbalostí se zavedenými pravidly, stejně jako s lenost nebo spěcháním. Podniky by se měly snažit vytvářet přemýšlené, leštěné zprávy, které představují jejich závazek k přesnosti a důkladnosti.
Odesílání správných zpráv
Efektivní volba slov znamená rozdíl mezi jasným pochopením zpráv a zmatením. Věty, které čtenáři musí znova číst, mohou znamenat konec aktivního čtení, což je kontraproduktivní pro cíl podnikového psaní. Obchodní psaní není o čtení čtenáře velkými slovy a složitými konstrukcemi věty. Jedná se o získání bodu přes nejúčinnější prostředky. Poskytování stručných, akceschopných kroků při poskytování instrukcí snižuje frustraci a zvyšuje soulad čtenářů. Zanechání zpráv otevřených k interpretaci často znamená potíže, protože čtenáři mohou vytvořit vlastní pravidla nebo zcela ignorovat zavádějící směrnice.
Vytváření důvěryhodnosti
První dojmy znamenají hodně. Představte si, že jste obdrželi inzerát na službu "Mírná péče o mysl", který zní: "Kus péče o mysl." Nedostatečné korektury dokumentů, které by mohly uniknout závěrečným inspekcím, vylučují negativní dojem a zhoršují příležitosti, aby podniky projevovaly pozornost a spolehlivost. snadnější pro vnímavé konkurenty, aby vydělávaly na těchto chybách. Zatímco používání chyb, jako je psaní "pouštní bufet" namísto "dezertního bufetu" může uniknout kontrolu pravopisu, vyškolené lidské oči by měly chytit tyto gramatické trestné činy.
Mezinárodní komunikace
Zaměstnanci si přejí transparentnost a otevřenost od svých zaměstnavatelů. Chtějí poprvé správné informace. Odesílání hromadných e-mailů obsahujících chyby transpozice v datech tréninku nebo distribuci příruček obsahujících žargon vytváří chaos. Také ztrácí čas, protože odstraňování chyb brání jiným obchodním funkcím. I když jsou chyby snadno opravitelné, jejich dopad je stále skutečný. Špatná gramatika v rámci interních obchodních sdělení může snížit zaměstnaneckou morálku a motivaci zůstat podrobně orientovaná při plnění pracovních povinností.
Externí komunikace
Kvalita vnější obchodní komunikace pomáhá zákazníkům vytvářet dojmy o podnikání. Zákazníci dávají přednost podnikání s dobře fungujícími profesionálními organizacemi. Vizuálně atraktivní reklamy nebo správně formátované dopisy ztrácejí jiskru, když zákazníci objeví gramatické chyby. Zatímco většina zákazníků nebude zaplatit podnikání s telefonními hovory, pokud jde o špatnou gramatiku v korespondenci, budou pamatovat na přestupky. Někteří dokonce mohou učinit své poslání upozornit ostatní zákazníky, aby se vyhnuli pachatelům.
