Po mnoho staletí se smlouvy staly univerzální cestou k vytvoření právně závazné dohody mezi dvěma stranami. Správa smluv zahrnuje správu vztahů mezi subjekty, jako jsou zákazníci, partneři, dodavatelé nebo zaměstnanci. Postupy zahrnují podrobnosti o tom, jak provádět vyjednávání, provádění, ukončení a obnovu.
Postupové prvky
Vaším cílem v řízení smluv je maximalizovat zisk a minimalizovat riziko. Jasně definované postupy usnadňují koordinaci mezi zúčastněnými stranami. Obchodní smlouvy zahrnují faktury, objednávky a dohody o partnerství. Implementujte postupy řízení smlouvy pomocí počítačových softwarových systémů nebo jednoduše zdokumentujte jako příručku.
Vaše postupy by měly definovat, jak jsou specifikovány požadavky na produkty nebo služby. Dodržování specifikací smlouvy často tvoří základ pro určení kvality. Různé obchodní požadavky způsobují změny smluv, které umožňují postupy řízení smlouvy. Zavést komplexní postupy řízení smluv tak, aby v případě sporných účtů a nesplněných závazkových otázek byly vyřešeny rychleji, protože vaše smlouvy jsou robustní.
Ujistěte se, že dodržujete ustanovení a předpisy, které upravují smluvní jazyk a práva a povinnosti zúčastněných osob. Zatímco když bylo jednoduché podání ruky považováno za právně závazné, moderní společnosti se nyní spoléhají na řadu právních dokumentů, které mají obchodovat. Dokument o tom, jak vytvořit čtyři hlavní typy smluv: ceny za pevnou cenu, náklady na náhradu, částečně definované a dopisové smlouvy. Postupy pro vývoj a správu smluv pro každý typ by měly uvádět, jak uvést cenu, definovat rozsah, stanovit plán doručení, posoudit riziko pro každou stranu a popsat případné probíhající obchodní vztahy (je-li to relevantní).
Připravte se na zacházení s různými scénáři. U smluv o pevné ceně by měly dodatečné postupy specifikovat polehčující podmínky, jako například způsob uzavření smlouvy, pokud není přesné množství materiálů známo nebo se činnost prodlužuje po dlouhou dobu. Některé průmyslové odvětví, jako je stavební průmysl, zahrnují pobídky ve smlouvách, které motivují provozní efektivitu. Postupy spojené s pojistnými smlouvami jsou definovány tak, aby stanovily podmínky tak, aby kupující převzal finanční riziko od prodávajícího tím, že se dohodne na ceně, která obvykle zahrnuje všechny náklady plus poplatek. Pravidla pro sledování těchto typů smluv (obvykle používaných neziskovými agenturami nebo obchodními partnery, u nichž finanční přínos není primárním cílem) zahrnují jasná očekávání. Vytvoření postupů pro částečně definované smlouvy a písemné dohody. Investování času a úsilí do rozvíjení komplexních postupů zajišťuje bezproblémový provoz vašeho podniku.
