Komunikace dalšího zadávání úkolů prostřednictvím interní firemní zprávy je dobrým způsobem, jak zjistit zodpovědnost a ujistit se, že váš zaměstnanec chápe nové povinnosti. Stejně jako u jiných obchodních poznámek, nechte to krátký a přímočarý tím, že obsahujete jen tolik informací, kolik je nezbytné pro to, aby zaměstnanec pochopil pokyny.
Memo formát
Napište jasný popisný název. Pokud posíláte poznámku e-mailem, zadejte do pole předmětu také název, označte e-mail s příznakem vysoké důležitosti a vložte potvrzení o přečtení. Ačkoli byste se obecně měli řídit typickým memo formátem tím, že zahrnout záhlaví, úvodní výkaz, segment úloh a závěrečné, diskusní a souhrnné sekce obvykle nejsou nutné. V segmentu úkolů použijte číselný seznam nebo body za účelem odhalení nových a dodatečných povinností.
Informační obsah
Segmenty otevírání a úkoly jsou nejdůležitějšími sekcemi tohoto typu poznámek. Uveďte potřebné informace o pozadí v úvodní části. Řekněte například zaměstnanci, proč přidáváte další povinnosti a kdy začnou tyto nové povinnosti. Dodací termíny a termíny pro jakékoli schůzky, které se mohou uskutečnit dříve, než zaměstnanec převezme další povinnosti. V případě potřeby poskytněte kontaktní místo, na které se může zaměstnanec obrátit na otázky. Definujte každou dodatečnou povinnost - jasně a v plné míře - v segmentu úkolů. Zavřete poznámku krátkým poděkováním a upřímným projevem podpory.
