S mnoha podkapitolami účetnictví existují tvrdé a rychlé pravidla a předpisy z hlediska organizace a co je a není povoleno. Není tomu tak u systémů účetních informací. Existuje prostě příliš mnoho názorů na to, co je AIS a co to není. Co odlišuje AIS od ostatních informačních systémů, jsou právní a profesní povinnosti uložené vedení společnosti a účetním.
Tok informací
Jednou z funkcí AIS je tok informací. Zde je ilustrováno použití pyramidy se špičkovým managementem, středním managementem těsně pod tím, řídícím se operacemi pod ním a operačním personálem představujícím základ toku informací. Informace týkající se výkonnosti společnosti směřují ke všem úrovním řízení prostřednictvím personálu. Vedení společnosti odpovídají akcionářům nebo majitelům společnosti informace, které obdrží. Přínosem k těmto informacím o výkonnosti společnosti jsou zákazníci a dodavatelé, s nimiž provozní personál má každodenní kontakt. Pomocí těchto informací vrchní vedení filtruje informace o rozpočtu společnosti a pokyny, jak změnit nebo zlepšit každodenní interakce se zákazníky a dodavateli. Informace od dodavatelů a zákazníků jsou známé jako externí toky informací. Ti, od personálu až po vedení a řízení zaměstnanců, jsou známí jako interní informační toky.
Zpracování transakcí
Dalším rysem AIS je zpracování transakcí. Systém AIS zpracovává dva různé typy transakcí. Finanční transakce, která je jakoukoli transakcí měnové povahy, která ovlivňuje aktiva nebo akcie obchodní organizace. Nefinanční transakce je rozhodnutí, které, i když není měřeno měnově, může ovlivnit celkové účetní zdraví společnosti. Například, pokud se společnost rozhodne změnit dodavatele kvůli podstatnému zvýšení cen od současného dodavatele, okamžitý účinek nemá finanční povahu až do prvního zadání.
Všechny transakce jsou zadávány do účetního informačního systému za účelem ovlivnění rozhodování vrcholového vedení. Pokud je vrcholový manažer informován o nadcházejícím nárůstu nákladů, daní nebo potenciální ztráty klientů, mohou být rozhodnuty proti negativním důsledkům budoucích událostí.
Model AIS
Typický model AIS ilustruje tyto funkce a zahrnuje tři různé kroky při zpracování informací. První je sběr dat. To je považováno za nejdůležitější ze všech tří kroků, jako kdyby chyby nebyly zjištěny, může systém vytvářet nespolehlivý výstup. Dvě hlavní požadavky procesu sběru dat spočívají v tom, že použité údaje jsou relevantní a účinné. Ve fázi shromažďování údajů je třeba vyhodnotit relevanci údajů, aby se ze systému vyloučily všechny nerelevantní fakta. Účinnost zahrnuje shromažďování stejného souboru údajů pouze jednou. V opačném případě to vede k nadbytečným datům. Druhým krokem je zpracování dat nebo pokus o organizaci dat takovým způsobem, že vedení může rozhodovat o finančních rozhodnutích společnosti. Jedním příkladem by mohlo být použití údajů o prodeji pro prognózu budoucích očekávání prodeje. Na základě těchto očekávání mohou být učiněna rozhodnutí o požadavcích na zaměstnance. Třetím krokem je skutečná generace informací, která vede k rozhodování. Zda rozhodnutí je založeno na finančních nebo nefinančních transakcích, může rozhodnutí ovlivnit každodenní fungování podniku a případně finanční výhled společnosti.
