Kolektivní činnosti vytvářejí nepříjemnou potřebu zákulisí, když někdo dluží vám nebo vašemu podnikání peníze a zdá se, že nechce platit. Spíše než zapojit se do časově náročné a neplodné hry telefonního štítku s osobou, která má všechny důvody, aby se vyhnula vašim hovorům, napište důkladný obchodní dopis jako hmatatelnou připomínku dluhu. E-mailové zprávy mohou trvat méně času a přípravy než inkoust na papíře, ale skutečnost, že vynaložíte úsilí na komunikaci prostřednictvím e-mailu, podtrhuje váš upřímný a vážný záměr zajistit platby.
Položky, které budete potřebovat
-
Hlavičkový papír
-
Kopie faktury
Vytvořte si svůj dopis na oficiálním hlavičkovém listu podniku nebo organizace, na kterou má placený smluvní partner dlužnou částku. Pokud takový hlavičkový papír neexistuje, otevřete dopis s názvem a adresou vaší organizace. Postupujte podle těchto údajů s celým názvem a adresou osoby nebo subjektu, který vám dluží. Uveďte číslo účtu příjemce a číslo faktury nebo transakce před zasláním, které identifikuje příjemce.
Použijte oficiální osobní pozdrav. Adresujte příjemce jako "Drahá paní Jonesová" nebo "Vážený pane Smithovi". Začněte s otázkou "Komu se to může týkat", pokud nemáte úplné kontaktní údaje pro jednotlivce.
Udržujte profesionální, srdečný, optimistický tón, i když máte pocit frustrace. Zaměřte svou prózu na myšlenku, že příjemce přehlédl vaši fakturu a jednoduše potřebuje připomenutí, aby provedl přiměřený převod.
Uveďte výši a povahu dluhu, včetně úplných údajů o nákupu nebo službě, za kterou platí. Zahrnout data transakce a doručení, jakož i další identifikační údaje.
Vysvětlete, co očekáváte od příjemce, včetně toho, jak brzy očekáváte platbu. Upřesněte případné sankce, včetně úroků nebo pozdních poplatků, které již učiníte nebo které se budou uplatňovat.
Uveďte kontaktní údaje, aby vám příjemce mohl oslovit situaci nebo požádat o rozšíření o platbu. Uveďte své přímé telefonní číslo a e-mailovou adresu, i když se objeví na samotném hlavičkovém papíře. Zavřete s vaší vděčností za okamžitou pozornost odesílatele a potvrzení hodnoty, kterou umístíte na pracovní nebo obchodní vztah.
Tipy
-
Stará říká, že "chystáte více mouchy s medem než s octem" platí hojně na připomínky k platbě. Pokud tento dopis nepředstavuje konečnou poptávku, ponechte prostor pro vyhlídku, že faktura se zbláznila, nebo že příjemce udělal nějakou špatnou příležitost, která zasahovala do jeho pozornosti k platebním údajům.
Přiložte kopii příslušné faktury nebo výpisu. Pokud vložíte obálku s vlastní adresou pro převod, uveďte ji ve svém dopise.
Varování
Pokud váš dopis uvádí konkrétní opatření, které hodláte přijmout jako součást snahy o sběr, včetně soudních řízení o malých nárocích nebo jiných opatření, buďte připraveni dodržet opatření, která uvedete.
