Přestože mnozí lidé považují schůzky za ztrátu času, jsou účinným způsobem sdílení informací, sledování pokroku velkého projektu a zlepšení komunikace mezi členy týmu. Je důležité, aby se zúčastnili všichni zúčastnění a přijeli včas, aby zabránili zbytečným zpožděním. Účinným způsobem, jak včas navázat zúčastněné osoby, je poslat všem připomenutí nadcházející schůzky několik dní před plánovaným konáním.
Pošlete e-mail všem účastníkům schůzky pár dní před zasedáním.
Zadejte e-mailové adresy všech, kteří se očekávají, že se účastní pole "Komu" šablony e-mailu, a poté začněte psát zprávu.
Zahrnout důležité údaje, jako je datum, čas a místo. Můžete také přidat agendu, pokud existuje. To pomůže účastníkům se připravit na schůzku.
Pokud schůzka bude zahrnovat jen několik lidí, můžete preferovat posílání textové zprávy všem. Toto upozorňuje účastníky plánované schůzky a odesílá detaily přímo na jejich mobilní telefony. Tímto způsobem si mohou prohlížet detaily, jako je čas a místo konání schůzky, a to stisknutím tlačítka, ať jsou kdekoli. (Ujistěte se, že máte správné číslo mobilního telefonu. Zprávy, které jste nechtěně odeslali na pozemní linku, nebudou přijaty.)
