Lidé vedou zaneprázdněný život a ne vždy si pamatují, kdy potřebují něco udělat. Odeslání upomínkových dopisů o termínu může být pouze profesionální zdvořilost nebo může být součástí systému vašich účtů. Tón těchto písmen závisí na tom, proč posíláte připomenutí. Například použijete podpůrný tón, pokud připomínáte rušným rodičům o termínu pro přihlášení do letního tábora. Obchodní dopis, který ohrožuje právní kroky v případě, že není zaplaceno, vyžaduje jiný přístup. Efektivní dopisy s upozorněním se zasílají dostatečně před uplynutím lhůty, aby příjemci umožnili jednat.
Napište dopis s konverzačním tónem, pokud je dopis určen jako přátelská připomínka. K přátelskému dopisu použijte první odstavec k tomu, aby se dopis začal veselým způsobem, jako je například pozorování toho, jak se jaro rychle blíží ke konci, a to znamená, že termín pro registraci do letního tábora se rychle blíží. U přísnějšího obchodního dopisu se okamžitě dostanete k bodu, když uvedete, proč píšete a proč musí příjemce odpovědět na dopis.
Začněte druhý odstavec jasným uvedením termínu. Uveďte jasné a specifické informace o termínu, například ve středu 7. prosince v 17:00. ET. Čas je volitelný, ale je užitečný v určitých případech.
Uveďte jasné pokyny, jak splnit termín. Možnosti, včetně zaslání platby tak, aby byla obdržena před uplynutím lhůty, nebo se zaregistrovala online pro funkci před uplynutím lhůty. Vyplňte další relevantní informace, jako je například splatná částka platby nebo jiné informace nezbytné k dokončení úkolu.
Řekněte příjemci důsledky pro chybějící termín. Například zdůrazněte, že lidé, kteří se zaregistrují po uplynutí lhůty, zaplatí vyšší poplatek nebo že nejsou k dispozici pozdější registrace.
Ukončete s bezplatným zavřením, například "Teplo," nebo "S pozdravem."
