Mnoho lidí nebude číst instrukce, s výjimkou poslední možnosti. Jakmile je lidé čte, jsou užitečné pouze tehdy, jsou-li napsány jasným a stručným jazykem. Když porozumíte publiku, budete lépe připraveni poskytnout úvod a následovat pokyny.
Studovat své publikum
Pokyny obvykle informují čtenáře, jak postupovat, vytvářet, provozovat nebo udržovat produkt nebo postup. Nejprve kvalifikujte své zamýšlené publikum, abyste věděli, jak dobře rozumí danému tématu. Například pokud píšete pokyny pro nové zaměstnance, měly by být napsány v běžném jazyce, zatímco pokyny pro vedoucí pracovníky mohou zahrnovat více průmyslových jazyků. Používejte jazyk odpovídající čtenářům a zahrňte tolik podrobností, které potřebují k provedení úkolu.
Vytvořte úvod
Často čtenáři vynechávají úvodní úvod a pohybují se přímo do pokynů. Jeden způsob, jak pomoci čtenářům pohybovat prostřednictvím úvodů, je napsat návod nebo vysvětlení pokynů v číslovaném seznamu namísto odstavce. Čtenáři s větší pravděpodobností přezkoumají seznam. Zahrnout účel pokynů, kdo by měl číst dokument a jeho obsah, každý pod samostatným nadpisem. Tento úvod také dává čtenářům představu o tom, co není pokryto.
Použijte aktivní hlas
Nepoužívejte pasivní hlas, jako například "Bílý vodič by měl být zasunut do konektoru A." Místo toho napište instrukce jako příkazy vyžadující aktivní hlas, například "Vložte bílý vodič do zástrčky A." Ať už píšete seznam, vyprávění nebo brožury, rozdělí dlouhé věty s několika kroky do stručných pokynů, které jsou uvedeny pod nadpisy. Rozdělit věty, které obsahují slovo "a" na kratší oddělené věty. Namísto psaní "Kabel by měl být spojen a umístěn do červeného zásuvky", napište dvě věty začínající slovesem akce, jako například "Splete kabel. Umístěte spojený kabel do červené zásuvky. "Jasná a odvážná pozice mohla říkat něco jako" Připojte dráty ".
Samostatné akce z vysvětlujících informací
Velmi často pokyny vyžadují vysvětlení. Napište vysvětlující komentáře jedním ze dvou způsobů. Zvýrazněte aktuální instrukce tak, aby se vynořily, nebo poskytněte vysvětlení v samostatném sloupci pro odkaz. Jednou taktikou je umístit kroky na jednu stranu dokumentu s vysvětlením v krátkém odstavci v sloupci vedle sebe. Dalším, efektivnějším způsobem je tučné pokyny a dokončete krok tak, že napíšete vysvětlení. Například "Stiskněte červené tlačítko na tři sekundy (tučně). To umožní aktivaci světla."
