Vypracování osvědčení o zaměstnání je společným úkolem lidských zdrojů. Obecně však není dobré předávat informace o současných nebo minulých zaměstnancích prostřednictvím telefonu. Za prvé, nemáte možnost ověřit totožnost volajícího. Za druhé, rozdávání informací přes telefon porušuje zásady ochrany soukromí, které většina firem používá. Lepší možností je vyžadovat písemné povolení od zaměstnance a pak písemně poskytnout informace o zaměstnání.
Proč certifikát o zaměstnání?
Společnosti a jednotlivci, kteří rozhodují částečně o stávajícím nebo minulém zaměstnání a platu, potřebují způsob ověření informací poskytnutých zaměstnancem. Nejčastějšími jsou banky a jiné úvěrové instituce, majitelé domů, personální agentury a další potenciální zaměstnavatelé. Poskytovatelé úvěru a majitelé domů obvykle potřebují pouze ověřit stav zaměstnání a mzdy nebo plat. Zaměstnavatelé mohou požádat o informace týkající se docházky, pracovních úloh a povinností. Vaše ověřovací pravidla určují, kolik informací je vaše společnost ochotna poskytnout.
Standardní versus formální ověření
Informace, které uvedete v osvědčení o zaměstnání, často závisí na tom, zda vytváříte standardní nebo formální certifikát. Každá verze by měla být umístěna na oficiálním hlavičkovém papíru společnosti a měla by obsahovat datum, název a podpis osoby, která ověření provedla. Standardní certifikát, jako například ten, který majitel domu může požadovat, obvykle obsahuje jméno zaměstnance, pracovní status, aktuální pracovní poměr a základní roční plat. Formální osvědčení vydané věřiteli může také obsahovat číslo sociálního pojištění zaměstnance a úřední razítko společnosti nebo razítko notáře.
Formát a styl
Osvědčení o zaměstnání nemá standardní uspořádání. Pomocí standardního listu papíru 8,5 x 11 palců nastavte orientaci stránky na šířku a okraje na 0,5 palce, aby se ověření zobrazilo spíše jako tradiční certifikát. Nastavte orientaci na výšku a použijte standardní okraje 1 palce pro vzhled obchodního dopisu. Upravte hlavičkový papír, který by měl obsahovat obchodní název a kontaktní informace, a poté začněte zadávat informace o ověření. Certifikát můžete formátovat jako tabulku a zadat každou informaci na samostatné dvojité řádce. Na levé straně zadejte štítky jako "Zaměstnanec", "Aktuální pozice" a "Roční příjem". Přidejte příslušné informace na pravou stranu.
Možnosti doručení
Možnosti doručování se často liší u standardních a formálních certifikátů. Standardní osvědčení o zaměstnání bude většina firem zasílat příjemci poštou, faxem nebo e-mailem. Pokud formální certifikát obsahuje číslo sociálního zabezpečení, většina firem odesílá informace prostřednictvím americké pošty. Můžete také povolit zaměstnancům, aby vyzvedli a doručili vlastní certifikát. Nezáleží na tom, zda informujete zaměstnance, že jste certifikát doručili, závisí na velikosti vaší firmy a počtu požadavků na tuto službu.
