Uvádění ročenky dohromady trvá jak čas, tak i peníze. Proto mnoho zaměstnanců hledá na obchodní reklamu, fundraisery a sponzory, aby pomohly s finančními potřebami zaměstnanců. Sponzoři mohou být nedílnou součástí financování ročenky, ale je to dobrý nápad nejprve vyhledat potenciální sponzory, než je budete kontaktovat a požádat o finanční podporu. Dobré kontakty mohou být rodiči zaměstnanců ročenky, fakulty školy a zaměstnanci nebo členové komunity, jako jsou vlastníci firem.
Počáteční plánování
Před psaní se setkáte s personálem a posuzujte finanční potřeby. Většina pracovníků se setkává v pozdním létě, před zahájením školního roku, aby sestavila seznam potřeb financování. Zvažte například ročenkový tábor, podpisové události nebo pracovní štíty. Všechny náklady stojí, kromě skutečných nákladů na publikování ročenky. Poté, co je váš seznam a rozpočet v pořádku, jděte kolem nebo vyhledávejte na internetu pro místní podniky, které vám sponzorují ročenku a finančně podporují vaše potřeby. Pracovníci mohou odesílat poštovní zásilky rodičům školy a zaměstnancům, ale je dobré, aby sponzorské dopisy byly osobní.
Pozdravy a úvody
Každé velké písmeno začíná zdvořilým pozdravem a uvedením toho, kdo jste. Pokud se zaměřujete na konkrétní firmu, proveďte svůj výzkum a adresujte dopis manažerovi nebo vlastníkovi dané firmy. Je to důležité, když je požadujete finanční pomoc nebo sponzorství. Po pozdravu je čas představit se, ročenky a školy, kterou zastupujete. Na žádost se ještě nechcete dostat; jen mluvte o tom, kdo jste. To může být vhodná doba pro zmínku o vaší roli v komunitě, o každém ocenění, které ročenka vyhrála, nebo o možném tématu knihy.
Jasné záměry
Po úvodech se dostanete k účelu dopisu. Řekněte jim přesně, co potřebujete a co chcete s penězi dělat. Možná budete chtít navrhnout konkrétní částky za dar, například $ 20, $ 50, $ 100 nebo $ 200. Je užitečné zmínit přínosy jejich daru, jako jsou daňové odpočty a pomoc zaměstnancům a komunitě. Můžete také zmínit, jak hodláte darovat, například jim dáváte malou desku, kterou chcete vystavovat nebo nabízet prostor ve své ročenky pro inzerci jejich podnikání.
Děkuji vám a pokračujte
Poslední odstavec vašeho dopisu by měl obsahovat kontaktní informace, včetně nejvhodnějšího času, který vám bude k dispozici. Zahrňte řádek nebo dva, který také indikuje, kdy máte v úmyslu je kontaktovat, pokud neslyšíte zpět.V závislosti na vašich zaměstnancích se můžete rozhodnout kontaktovat je telefonicky, emailem nebo osobně, ale ujistěte se, že vědí, kdy a jak to nejsou překvapeni. Nakonec jim poděkovat za jejich čas a pozornost a zmínit se, že oceňujete, co dělají pro vaši komunitu. Podepsat dopis s vaším jménem, následuje jméno a název školy pod vašim podpisem, ačkoli některé štáby věří, že je osobnější, aby celá skupina podepsala dopis.
