Většina hotelů provozuje noční audity nebo vyvažuje kontrolu svých hostů.Tyto kontroly jsou dokončeny, aby byla zajištěna přesnost účtů hostů, ověřeny finanční transakce dne a sledovány procentní podíly obsazenosti a příjmy z místností, jakož i zjišťování, kteří hosté budou odjíždět následující den. Noční audity mohou být prováděny ručně nebo elektronicky a v celém postupu je mnoho kroků.
Kompletní záznamy o nevyřízených poplatcích
Noční auditoři jsou zodpovědní za to, že jsou všechny hostované transakce ze dne správně účtovány a zveřejněny na účtech hostů. Tyto poplatky musí být zaúčtovány na přesné datum, nebo zmatky a nesrovnalosti mohou nastat při kontrole hosta. Některé příklady poplatků tohoto druhu zahrnují poplatky za pokojovou službu, poplatky za telefonní nebo internetové služby, poplatky za chemické čištění, poplatky za minibary nebo náklady na parkovací službu.
Přizpůsobit stav a ceny pokoje
Po přezkoumání denního obsazovacího protokolu a zpráv o stavu úklidu, které jsou dokončeny každé ráno, musí noční auditor sladit případné nesrovnalosti mezi oběma zprávami, aby zjistili stav skutečného obsazenosti hotelových pokojů. Poté porovná záznamy o registraci hosta se zprávou o pokoji, aby se ujistil, že nabíjené nebo kótované sazby odpovídají. Někteří hosté mohou například při přihlášení objednat slevu ve společenské místnosti, ale rezervační systém je uveden jako standardní sazba.
Ověřte žádné zprávy
Pokud hosté mají rezervace, ale nikdy se nekontrolují, považují se za ne-show. Noční auditor musí tyto informace zkontrolovat v předním kancelářském systému, aby zajistil, že budou odstraněny duplicitní rezervace, účtovány nejsou faktury a že pokoje jsou označeny jako dostupné. Musí také v systému zaznamenat, že se zákazník neobjevil, takže nejsou žádné problémy, když se na neúčtu účtuje poplatek.
Sazby místností a daní
Tento proces nočního auditu je obvykle s automatizovaným systémem mnohem jednodušší. Noční auditor jednoduše zaúčtuje nebo vytváří poplatek za skutečné nocní sazby a všechny příslušné daně ve všech obsazených místnostech. Po potvrzení sazeb a daní vytvoří noční auditor pokojovou a daňovou zprávu.
Generování zpráv
Noční auditor vytvoří několik zpráv, než je zpráva o ceně a daňové zprávě. Patří sem denní provozní výkazy, oddělené zprávy oddělení a zpráva o vysokém zůstatku. Denní provozní zpráva se skládá ze souhrnu všech denních činností a zahrnuje podrobnosti o celkovém příjmu, hotovostních transakcích na frontě, provozních statistikách a pohledávkách. Oddělená oddělení oddělení zahrnuje všechny transakce z jiných hotelových oddělení, jako je hotelová restaurace nebo bar, pokojová služba a další hotelové prostory. V přehledu o vysokém zůstatku se jednoduše identifikují hosté, kteří se blíží k dosažení úvěrových limitů na účtu.
Konečné postupy
Noční auditor porovnává hotovostní platby a výplaty, vyvažuje registru a poté vytvoří bankovní poukázku pro banku. Poté zálohuje hotelový počítačový systém, aby zajistil, že budou uloženy všechny informace. Konečným postupem je rozesílání všech zpráv a informací příslušným stranám, jako je generální ředitel, manažer recepce a pokojový servis nebo manažer restaurace.
