Jak psát obchodní e-mail. Vzhledem k tomu, že více a více společností se dostalo na internet, je mnohem častější přijímat obchodní dopisy prostřednictvím e-mailu, než prostřednictvím dobré staromódní hlemýžďové pošty. Provádějte svou firmu profesionálně pomocí vhodných e-mailových technik.
Použijte podrobný řádek předmětu. Obchodní ředitelé často stěžují na to, že e-mail s předmětnými řádky, které jsou neurčité nebo prázdné země ve své složce nevyžádané pošty. Vyvarujte se ignorování tím, že zahrnete přímý, ale důkladný předmět.
Řekni Ahoj. Obchodní e-mail je tak neformální, že někteří lidé dokonce začínají pozdravit. Vyhněte se tomuto zvyku. Správně oslovte osobu, kterou píšete, a použijte dvojtečku, nikoli čárku. Například "Vážený pan Smith:" je správné otevření firmy. Můžete se přepnout na čárku, jakmile se vytvoří korespondence zpět a dozadu.
Shrnout. Přeskočte příběh o životě a dostaňte se k věci. Obchodní e-mail by měl být krátký a stručný. Můžete informovat svého spolupracovníka o oslavě narozenin svého syna v místnosti pro přestávku, nikoliv v přehledu, který jí posíláte e-mailem.
Vyberte uzavírací čáru a držte ji. Pokud upřednostňujete ukončení firemní e-mailové zprávy pomocí funkce "Děkuji", pak to vždy skončíte. Někteří lidé upřednostňují "upřímně" nebo "nejlepší" nebo "velmi opravdu vy." Pokud jste v souladu s uzavřením, lidé budou spojovat tuto linku s vašimi e-maily a budou mít pocit, že vás budou lépe znát jako obchodní partneři.
Vytvořte dobře informovaný, ale kontrolovaný podpis. Podpisy firemních e-mailů by měly obsahovat vaše celé jméno (nikoli pouze vaše iniciály), váš titul, vaši společnost a veškeré příslušné informace, které by potřeboval společník, aby se s vámi spojili. Odolajte nutkání vytvořit podpis 10 řádků dlouhý. Mimořádně dlouhé podpisy jsou v obchodním světě považovány za laskavé.
Tipy
-
Vždy kontrolujte pravopisu a opravte obchodní e-mail. Neformálnost není přijatelná jednoduše proto, že jste odpovídající online. Nepoužívejte vykřičníky. Tón je těžké interpretovat v e-mailu. Udržujte neutrální tón pomocí období namísto vykřičníků. Většina lidí dává přednost tomu, aby očka byly odeslány jako přílohy, nikoli kopírovány a vloženy do těla e-mailu.
Varování
Zapamatujte si sílu "CC" a "BCC" při zasílání e-mailů pro firmy. Váš e-mail by mohl být kdykoli přečten osobou, která byla kdykoli "slepá", takže je důležité zůstat profesionální.
