Dobře udržovaný systém archivace umožňuje rychle přistupovat k důležitým informacím a šetří peníze společnosti ušetřením času. Firmy, školy, vládní agentury a dokonce i běžní lidé používají systémy archivace, aby udržovaly své záležitosti organizované. Vyberte si mezi čtyřmi různými typy archivačních systémů pro vaši kancelář. Každý nabízí své vlastní výhody a nevýhody.
Systém abecedního archivace
V abecedním systému archivace uspořádejte záznamy podle jména - buď jméno osoby, společnosti nebo předmětu - podle písmen abecedy. Použijte tento systém podání dvěma různými způsoby. Soubor aktuálního abecedního archivace, známý také jako slovníkový systém, archivuje jednotlivé záznamy v abecedním pořadí. Tyto archivační systémy fungují dobře při ukládání malého počtu záznamů, méně než 5 000 souborů, podle ankomunikační společnosti Ancom.
Tento systém se ukázal být problematický, když máte spoustu zákazníků nebo zákazníků se stejným jménem. Použijte geografický systém - označovaný také jako encyklopedie nebo klasifikovaný systém - k organizaci větších objemů záznamů. V tomto systému se skupiny shodují v širokých kategoriích na základě umístění, jako je město, kraj nebo stát. Kategorie a soubory v každé kategorii jsou uspořádány abecedně.
Systém číselného archivace
Při použití numerického systému archivace přiřaďte čísla každému souboru a uspořádat čísla v pořadí. Soubory pro lidi se stejným jménem nebudou mít duplicitní nadpisy jako u abecedního systému. Tento systém také nabízí lepší ochranu utajovaných informací, protože na soubory nejsou zobrazeny žádné názvy a dobře pracují při manipulaci s velkým množstvím souborů. Namísto přiřazení souborů číslo, použijte chronologický systém, který uvádí soubory podle data.
Systém archivace digitálních terminálů
Pokud používáte filtrování koncových čísel, přiřaďte čísla souborů v pořadí, ale uveďte je podle posledních dvou číslic. Ancom uvádí příklady nalezení souboru očíslovaného 17234. Nejprve přejdete do části 34 systému archivace, vyhledejte oblast 72 této sekce a nakonec vyhledejte soubor 1. Tento systém funguje dobře při uchovávání více než 10 000 souborů.
Alfanumerický systém archivace
Použijte písmena i čísla pro uspořádání souborů v alfanumerickém systému. Například dvěma písmeny označte stav, v němž žije klient, za kterým následuje číslo, které označuje jeho číslo účtu. To umožňuje snadnější přesorování, když potřebujete vyndat velké množství souborů ze stejného místa.
