Pokud někdy pracujete v administrativní pozici, může být vaším úkolem přepsat minuty. Může to být těžší, než si myslíte, že přepsáte minuty. Přepisování minut znamená dosažení správné rovnováhy mezi reprodukcí příliš málo a příliš mnoha poznámek, které jste udělali na vašem jednání. Kromě toho je třeba vykonávat nejen ostré poslechové dovednosti, ale i dobrou redakční citlivost. Podle níže uvedených pokynů můžete vytvořit profesionální minutový přepis.
Proveďte svůj přepis co nejdříve po vaší schůzce. Budete si moci snadno vzpomenout, co se stalo na schůzce.
Správně opravte svůj zápis. Zaznamenejte účastníky schůzky, cíle setkání a datum / trvání schůzky. Měli byste také zahrnout klíč, který obsahuje vedle jejich plných jména iniciály účastníků, protože vždy, když účastník mluví, můžete své prohlášení předložit s jejich iniciály.
Přepis schůzky v chronologickém pořadí. Rozdělit diskuse / konverzace podle tématu, pokud bylo na schůzi projednáno více než jedno téma. Například, pokud se diskuse změnila z rozpočtových obav na lidské zdroje, předcházejte následující rozhovor takto: "Diskuse se změnila na úvahy oddělení lidských zdrojů …"
Rozlišujte mezi důležitými a nedůležitými diskusemi na vašem setkání. Například určitě nechcete přepisovat momenty, kdy někdo šel mimo téma a mluvil o osobních záležitostech. Namísto toho, aby se zmínil, že diskuse vyklouzla z kurzu, napište buď elipsy "…", nebo něco jako "Po asi hodině nesouvisející konverzace …"
Před tiskem si dokument uložte na pevný disk (nebo na jednotku flash). Minutní přepis zaznamenává většinu důležitých rozhodnutí podniku, takže je důležité, aby tato rozhodnutí byla uložena pro budoucí použití.
Tipy
-
Vždy zkontrolujte pravopis a grammer, než předložíte své přepisy minut šéfovi. Zeptejte se svého šéfa, pokud existuje šablona, kterou můžete použít k přepisování minut. Pokud tomu tak není, zeptejte se, jestli existují předcházející minuty, které můžete při psaní svých vlastních údajů odkazovat.
Varování
Buďte velmi opatrní při zaznamenávání výbuchů na setkání. Nezmínit osobu za výbuchem, ale uveďte něco jako: "Bylo to silně povzbuzováno, že …" Pokud se někdy nebudete cítit jisti, že byste se spojili s diskusí, konzultujte s předsedou schůze.
