Podle definice je komplexní zpráva určena k podrobnému prozkoumání tématu nebo nápadu. V podnikání se často používají komplexní výkazy k vyhodnocení a projednávání finanční situace společnosti. Souhrnné zprávy mohou být použity i pro jiné účely, jako je shrnutí nového obchodního trendu nebo popis nového cílového trhu. Učení přesně, jak napsat komplexní zprávu, může být užitečná obchodní dovednost pro zaměstnance na jakékoliv úrovni.
Než začnete psát
Než začnete psát komplexní přehled, shromážděte všechny důležité informace, údaje, grafy, tabulky a dokumenty, které budete potřebovat při psaní. Měli byste vytvořit nástin, nástroj pro psaní, který vám pomůže uspořádat myšlenky do strukturovaného formátu. Obrys se obvykle skládá z krátkých vět nebo frází, které mohou sloužit jako výchozí body pro různé části vašeho přehledu. Ačkoli se tyto sekce budou lišit v závislosti na druhu sestavy, kterou píšete, mohou obsahovat shrnutí, úvod, obsah, několik hlavních bodů, závěr, přílohu a oddíl referencí.
Psaní zprávy
Použijte svůj obrys, který vás provede, a začněte psát první návrh komplexní zprávy. Začněte úvodem, který bude čtenářům informovat, co se chystají přečíst a vysvětlit hlavní body, které se ve zprávě uvedou. Po úvodu přidejte několik odstavců nebo konkrétní oddíly, které se týkají klíčových bodů vaší zprávy. Na konci zprávy napište závěr, který shrnuje zprávu. Závěr by měl konsolidovat všechny hlavní body, které jste uvedli ve zprávě. Může obsahovat vaše doporučení nebo názory k danému tématu.
Shrnutí
Poté, co jste napsali svou zprávu, je užitečné psát shrnutí. Obsahuje několik odstavců, které shrnují celou zprávu. Shrnutí by mělo poskytnout čtenáři zkrácený náhled komplexní zprávy, aby mohli vybrat nejdůležitější body. Tato část práce je často užitečná pro rušné pracovníky, kteří chtějí zobrazit náhled sestavy, aby pochopili, o čem to jde. Jeden krátký vzorek shrnutí by mohl být:
Příklad:
Digitální košile, Inc. nabízí high-end na zakázku košile vybavené proprietární algoritmus. Naše obchody se nacházejí v některých z nejlepších nákupních center v zemi, téměř výhradně v sousedstvích s vyššími příjmy. Naše prodejní týmy jsou dobře vyškoleni k tomu, aby vytvořili pro každého zákazníka zkušenost s koupáním řemeslníků.
Tato zpráva byla pověřena popisem detailů navrhovaného nového křídla společnosti.
Na základě údajů za posledních pět let zpráva ukazuje, že příjem stagnuje, zatímco ostatní špičkoví maloobchodníci zaznamenávají nárůst rekordů. Po rozsáhlém výzkumu vyšetřovací oddělení zjistilo, že každá společnost, která zaznamenala nárůst příjmů, také zvýšila digitální obsah, který je propojuje se svými zákazníky.
Výzkum a vývoj zjistil, že digitální montáž, určená k tomu, aby každá košile byla perfektně hodí bez rozsáhlých osobních návštěv, by znamenala podstatný nárůst příjmů. Tato zpráva dále podrobně popisuje způsob, jakým bude aplikace použita, množství praktického výzkumu, který byl proveden, a předpokládané výsledky přijetí této technologie.
Doporučuje se, aby všechny obchody začaly používat novou digitální technologii a že školení a marketingové materiály by měly být vytvořeny včas, aby bylo možné využít příští prázdninovou sezónu.
Podpůrné dokumenty jsou užitečné
Uveďte zdroj všech grafů, tabulek nebo grafiky, které jste použili ve zprávě v dodatku a přidejte své zdroje výzkumu na stránku s odkazy. Tyto podpůrné dokumenty přidávají váhu vašim argumentům.
Proces editace
Po dokončení prvního výkresu přejděte zpět do podrobného přehledu, abyste provedli změny a dodatky, které považujete za vhodné. S koncem procesu psaní můžete skončit několika návrhy. Během celého procesu psaní si pamatujte cílové publikum. Typ používaného jazyka se bude lišit v závislosti na tom, kdo bude číst komplexní přehled. Například, pokud píšete pro odborníka v oboru, můžete zahrnout složité, průmyslově specifické pojmy. Ale pokud píšete pro laikana, vyvarujte se používání žargonu a matoucí zkratky. V některých případech může mít smysl psát jinou komplexní zprávu pro každou skupinu zúčastněných stran.
Po dokončení psaní
Jakmile dokončíte proces psaní, je důležité několikrát provést opravu vaší práce a případně provést opravy. Než odešlete komplexní zprávu vašemu zamýšlenému publiku, zvažte možnost požádat člena komunikačního oddělení vaší společnosti o opravu a úpravu dokumentu. Tento krok je zásadní, pokud bude v budoucnu veřejnost číst komplexní zprávu.
Přesnost, správná gramatika a pravopis jsou klíčové, zejména pokud bude zpráva přečtena vyššími manažery ve vaší společnosti. Zatímco vaši práci nebudou číst všichni členové firemní kanceláře společnosti, rozsáhlá komplexní zpráva vás může jen vylepšovat, když se čas propagace objeví.
