Ať už jsou zasílány poštou nebo e-mailem, obchodní dopisy vždy odpovídají určitému formátu a stylu. Po formátu se dostanete k bodu rychle a informuje vašeho čtenáře o dalších souvisejících dokumentech, které jste vložili, jako je například životopis, podepsaná smlouva nebo kopie placených faktur. Podrobné popisy příloh v těle vašeho dopisu a uvedení jejich poznámky v dolní části vašeho dopisu jsou profesionální způsob, jak příjemci pomoci pochopit, proč píšete a jaké další materiály jste odeslali.
Řekněte čtenáři, proč píšete
Dobře napsaný obchodní dopis začíná jedinou věcí, která vysvětluje, proč píšete. Řekněte příjemci, co a kolik dokumentů přikládáte a proč jste je zahrnovali. Měli byste začít s frázemi, jako například "Přikládám životopis pro pozici asistenta manažera" nebo "Připojeno je kopie dopisu, který jsem obdržel, potvrzující mou poslední platbu."
Vyhněte se příliš formálnímu
Vaše písemné obchodní dopisy by neměly obsahovat mnohem formálnější větu "Přiložte prosím …" Přestože to není gramaticky nesprávné, tento typ formálního psaného jazyka se používá většinou v akademických časopisech, oficiálních dokumentech a místech, kde je vyžadována zvýšená úroveň závažnosti. Jako obecné pravidlo se vyhněte příliš formálnímu jazyku ve své každodenní obchodní korespondenci a e-mailech.
Seznam příloh nebo skříní pod podpisem
V dolní části písmena po řádku podpisu je správné místo pro seznam příloh. Pokud posíláte e-mail, zadejte po podpisu dvojité místo a poté uveďte přílohy stručným zápisem, například "Příloha: Pokračovat pro Jane K. Doe". Pokud posíláte dopis poštovní službou, přidáte poznámku, která stručně popisuje přílohy dva řádky pod podpisem. Můžete napsat slovo "příloha" (příklad: "Příloha: Měsíční shrnutí trhu") nebo použít běžnou obchodní zkratku "enc." ("Enc: Resume for John K. Doe)
Další tipy pro obchodní e-mail
Jak pojmenovat přílohy: Při odesílání firemního e-mailu je formátování kritické. Název souboru přílohy by měl souviset s vaším e-mailem. Uveďte své jméno, krátký popis předmětu a datum e-mailu. Pokud je k přílohám více než jedna stránka, označte ji také.
Efektivně připojit fotografie: Pokud odesíláte fotografie, ujistěte se, že oříznete své fotografie tak, aby zobrazovaly pouze to, co je relevantní a v malé nebo střední velikosti, která se rychle stáhnou v počítači nebo zařízení příjemce.
Ujistěte se, že obsahuje vše: Než utěsníte obálku nebo stisknete tlačítko Odeslat, ujistěte se, že vaše obálky jsou v obálce, nebo jste do dokumentu vložili dokumenty. Mnoho spolupracovníků a jiných podniků může odmítnout písmena, která nezahrnují požadované přílohy. Dává také dojem, že odesílatel je nedbalý.
