Není pochyb o tom, že pokroky v oblasti technologií - zejména z hlediska internetu - umožnily snadnější a rychlejší výměnu informací s jednotlivci po celém světě. Naneštěstí to přišlo také za to, že nechali tradiční společenské milosti a dobrý úsudek upadnout na cestě v našem spěchu k tomu, abychom se s námi pustili do kamarádů, navrhli nápady nebo uzavřeli zásadní dohodu. Zde je to, co potřebujete vědět o používání e-mailu moudře ve vašem osobním i pracovním životě.
Monstra v kybernetickém prostoru
Internet porodil zlovolné nové plemeno darebáků, které spadají do dvou kategorií - těch, kteří chtějí poškodit váš počítač a ti, kteří chtějí poškodit vás. Ti, kteří chtějí zničit všechna data ve vašem systému, to dělají prostřednictvím rychlých virů připojených k e-mailům, které vás buď provázejí zajímavým hákem v předmětu ("Gratulujeme! Právě jste vyhrál loterii"), nebo předstírat pocházet od někoho, koho znáte ("Hej! Dostali jste můj vzkaz o obědě příští týden?"). Co je tak záludné, je to, že na povrchu se odesílatel zdá být legitimní, ale po otevření e-mailu je přijímač pak pověřen klepnutím na odkaz, který rychle uvolní elektronické zničení. E-maily, které upozorňují na problémy s bankovním účtem, na porušení bezpečnosti v PayPal nebo na jakýkoli druh trestního vyšetřování vyžadující okamžitou pozornost a spolupráci příjemce, by měly být vždy považovány za podezřelé. Jiný typ cyber darebáku číhá v chatovacích místnostech, nasává osobní informace z blogů a je pravidelným návštěvníkem na Facebooku, MySpace a webových stránkách spojených s datováním. Vzhledem k anonymitě, že internet poskytuje uživatelům e-mailů, nemáte tušení, jestli ten roztomilý chlap, který jste psali sem a tam - a přiblížíte se ke skutečnému datu - je opravdu absolvent Harvard, pracuje pro Merrill Lynch a řídí Porsche nebo je špinavý umělkyně, který se živí důvěřivými ženami a chystá se vám zasáhnout příběhem vzteku, který mu umožňuje poskytnout mu přístup k vašemu domově a / nebo ke svým kreditním kartám.
Nepřiměřené používání kancelářských zařízení
Kdysi dávno se předpokládalo, že většina zaměstnanců nese zdravý rozum, aby nepoškozovala telefon společnosti po dobu několika hodin se svými přáteli, kancelářským potřebám pro domácí použití nebo použila stroj Xerox, aby vytvořil vícenásobné kopie románu, že mohou nebo možná nebyla tajně psaná během pracovní doby. To, co se stalo problematickým, však bylo, že při příležitosti, kdy došlo k požáru, aby někdo požádal o to, že kradl kredenci nebo že používá poštovní měřidlo k zaslání účtů za domácí podnikání, nejjednodušší obhajobou obviněného byl: "Ach, Nevím, že jsem to neměl dovolit. " To vedlo k tomu, že stále více společností vytváří procedurální manuály, které striktně identifikují, co je a není vhodným chováním. Internet je samozřejmě v mnoha dnešních směrnicích prominentní. Jistě se zdá být dost neškodné, abych předával e-mailový vtip, vyměňoval si příležitostné klepy nebo naznačoval, že možná šéf je bezradný ruby. Taková komunikace však nejenom zbytečně stráví drahocenný čas, ale může být předmětem předvolání, pokud se společnost někdy zapojí do soudního procesu. Dále by e-mail od neznámých stran mohl být nesen jedním z výše uvedených virů a vystavil společnost významnému riziku.
Privilované informace
Důvěrnost je často ohrožena, když se rozhodneme vzájemně komunikovat prostřednictvím e-mailu. Na rozdíl od dopisu, který může být po přečtení zamýšleným příjemcem uzamčen nebo dokonce vypálen, může být e-mailová korespondence náhodně nebo úmyslně zpřístupněna třetí stranou. To je zvláště škodlivé v odvětví práce, pokud obsah e-mailu se týká důvěrných údajů, záznamů pacientů / klientů nebo informací o finanční stabilitě společnosti. Zabezpečení je také ohroženo, pokud například jednotlivec poskytuje informace o kreditní kartě nebo číslo sociálního pojištění v kontextu e-mailové poznámky dodavateli, spíše než zadávání údajů přes zabezpečenou webovou stránku.
Neformální konverzace
Vzhledem k tomu, že e-mail se cítí jako takové neformální a neformální fórum pro rozhovory s lidmi, často rozšiřují stejnou úroveň věrného obeznámenosti s úplnými cizinci a pak se diví, proč dostanou chladné rameno. Dobrým příkladem by byli aspirační autoři, kteří chtějí vydávat svůj román editorovi na vydavatelství. Na rozdíl od dřívějších dnů, kdy byly takové hřiště vždycky ve formě písemných dopisů, které byly zaslány hlemýžděmi spolu se samolepícím razítkem, mnozí vydavatelé si uvědomili, že elektronické dotazy nejenže zabíjejí méně stromů, ale také jim umožňují zpracovává náročné zatížení podání mnohem rychleji. Co je okamžitě vypíná, je však chatový e-mail, který začíná "Ahoj, Emily", jako kdyby odesílatelka už léta věděla Emily. Vzhledem k tomu, že by pravděpodobně Emily nevěděla, jestli ji předávala na ulici, je arogantní předpokládat, že e-mailový úvod je okamžitým davem přátelství nebo že odesílatel může odhalit osobní informace, které jsou mimo hranice profesionálního protokolu. Až do doby, než Vás příjemce vyzve k použití jejího křestního jména, je vždy moudré chybět na straně formality. Je rovněž rozumné formátovat dopis na obrazovce počítače, stejně jako dopis, který bude vytištěn a zaslán. To znamená, že zachráníte freaky písma a ikony smajlíků pro přátele a rodinu, kteří vás již znají.
Vysvětlení okna
V souladu s neformální povahou e-mailových výměn a okamžitých zpráv, zdá se, že mnoho lidí dalo záminku neupravit jejich obsah pro pravopisné a gramatické chyby. "Ach, je to jen e-mail," říkají. "Není to, jako by se někdo opravdu staral, nebo má čas zachytit každou maličkost." Co však nepřihlíží, je to, že e-mail je odrazem hrdosti - nebo jejich nedostatku -, že se ve své práci zabývají. Vzhledem k tomu, že nikdy nevíte, kolik lidí navíc k vašemu zamýšlenému příjemci to uvidí, mělo by se vám ujistit, že je to bezchybné, jak je to možné, předtím, než narazíte na tlačítko odeslání.
Úvahy
Je smutným komentářem o naší společnosti, že tolik lidí používá anonymní povahu internetu k zasílání krutých, škodlivých a zlých e-mailů. Skutečnost, že mohou přijmout "bezdomovce" prostřednictvím několika e-mailových účtů, jim dala možnost skrýt pravou identitu za falešné monikery a rozpoutat randy, že by byli pravděpodobně příliš stydlivě řečeno osobně. Tam je slovo moudré o používání e-mailu vůbec: pokud to není něco, co by nebyli ochotni vlastnit až v osobní rozhovor, pravděpodobně by neměl jít do e-mailu. Další tipy na e-mailovou etiketu - stejně jako rady o tom, jak se udržet v bezpečí v elektronickém médiu - naleznete na odkazu uvedeném na konci tohoto článku.
Insularita
V neposlední řadě, e-mail ovlivnil naši touhu a naši schopnost vzájemně komunikovat prostřednictvím skutečného času. Místo toho, aby se setkal s přítelem na oběd a dohnal se, stalo se to spíše nepříjemností než jen e-chat. Namísto vyzvednutí telefonu nebo psaní pohlednice se stává vhodnější jen poslat e-mail. Dokonce vám děkuji poznámky k daru nebo krásné večeři byly nahrazeny okamžitými zprávami. Nejvíce znepokojivé je však to, že mladší generace se stala pohodlnějším rozhovorem prostřednictvím klávesnice, než aby komunikovala s ostatními v sociálních situacích. To zase bude mít negativní dopad na jejich slovní schopnosti, jazyk těla a sebeúctu. Koneckonců, pokud dokážete převzít jakoukoli identitu, kterou chcete na internetu, není důvod pracovat na tom, kdo jste opravdu člověk.
