Mnoho podniků, a to jak velkých, tak i malých, využívá kreditní karty vydané společností jako způsob, jakým mohou zaměstnanci dokončit malé nákupy nebo platit další výdaje spojené s podnikáním. Aby se snížila možnost zneužití, měla by být zaměstnancům a jejich nadřízeným sdělena dobře definovaná pravidla pro používání karty. Tyto zásady by se měly zabývat otázkami, jako je vhodné použití, bezpečnost, omezení a postupy přezkumu.
Odpovědnost držitele karty
Zaměstnanci vybraní k přijímání obchodních kreditních karet by měli být odpovědní za bezpečnost karty a také za soukromí informací týkajících se společnosti. Tato odpovědnost by měla zahrnovat vedení karty na bezpečném místě, ochranu osobního identifikačního čísla karty a přezkoumání prohlášení o podvodné činnosti. Společnost kreditní karty nikdy nesmí používat nikdo jiný než držitel karty. Ztracené nebo odcizené karty by měly být co nejdříve hlášeny emitentovi karty a společnosti.
Omezení výdajů
Podnikové kreditní karty by měly zahrnovat limity výdajů v souladu s předpokládanými potřebami zaměstnance. Tyto limity by měly být zaměstnanci sděleny v době vydání a přísně dodržovány. Zaměstnanci by měli zajistit, aby používání tohoto limitu nepřekročilo nebo aby nedošlo k nadměrným pokutám nebo poplatkům. Kreditní kreditní karty by nikdy neměly být použity na zálohové platby.
Vykazování využití
Zaměstnanci by měli být odpovědní za pravidelné zprávy o užívání určenému nadřízenému.Tyto zprávy by měly obsahovat podrobné vysvětlení jednotlivých poplatků, originálních příjmů a vhodných firemních účetních kódů. Tyto informace by měly být připojeny k příslušnému měsíčnímu výkazu a měly by být předány s dostatečným časovým předstihem, aby se zabránilo poplatkům za pozdní platbu
Osobní využití
Pokud není součástí balíčku zaměstnaneckých kompenzací, osobní použití kreditní karty společnosti by nemělo být povoleno. Osobní užití by mělo být definováno jako veškeré poplatky, které přímo nesouvisejí s provozem podniku nebo s ním souvisejícími náklady. Osobní použití v nouzové situaci by vyžadovalo další vysvětlení a okamžité splacení společnosti.
Použití recenze
Kontrola používání kreditních karet zaměstnanců by měla být prováděna pravidelně. Tato revize by měla provádět jak přímý nadřízený zaměstnance, tak člen obchodní oddělení účetnictví. Zaměstnanec nadřízený by měl být zodpovědný za určení použití, jak je použitelné a vhodné pro pracovní povinnosti zaměstnance. Účetní oddělení by mělo zajistit, aby platby a úvěry byly řádně zpracovány a nebyly překročeny limity využití.
