Pokud vaše organizace má více než jednoho zaměstnance a ti zaměstnanci cestují nebo nakupují pro společnost na svých osobních kreditních kartách, potřebujete politiku úhrady kreditní karty.Politika splácení kreditních karet umožňuje stanovit, jaké výdaje budou vráceny, stanovit strop pro výdaje a informovat zaměstnance o tom, jak funguje proces úhrady.
Určete, zda je potřeba předběžné schválení
Náhrady výdajů na zaměstnance z kreditní karty mohou být rozpočtovou noční můrou, pokud lidské zdroje a účetnictví nemají tušení, jaký druh poplatků lze očekávat. Vyžadující předběžné schválení některých nebo všech výdajů na kreditní kartu může při sladění poplatků za úhradu kreditní karty odstranit nárazový šok. Formuláře pro autorizaci cestovních výdajů nebo výdajů a nákupní objednávky mohou správcům pomoci zastavit neautorizované výdaje a zároveň pomáhat lidským zdrojům a účetnictví získat představu o nákladech, které budou uhrazeny.
Stanovte limity výdajů
Uplatnění plateb kreditními kartami stanovením limitů výdajů je dalším způsobem, jakým mohou politiky úhrady kreditních karet pomoci předejít rozpočtovým problémům. Stanovení limitu výdajů na stravování, hotely a zábavu bude znamenat, že refundace cestovních výdajů bude pod kontrolou, přičemž úhrady za služby nebo materiály by měly být kontrolovány prostřednictvím nákupních objednávek nebo předběžného povolení. Standardní příspěvky na jídlo například mohou eliminovat potřebu, aby se zaměstnanci mohli obrátit na příjmy, a jsou užitečné pro organizace, které zpracovávají velké množství úhrad.
Definujte, jaké výdaje budou uhrazeny
Ve všech zásadách úhrady kreditních karet by měly být jasně definovány, jaké výdaje budou uhrazeny. Zatímco náklady na stravování, cestování a ubytování jsou standardními náklady na úhradu, může podniková kultura diktovat další náklady, které jsou předmětem úhrady, jako jsou náklady na pobavení klientů, včetně alkoholických nápojů a praní prádla pro rozšířené služební cesty. Vaše zásady by měly definovat, jaké náklady mohou být uhrazeny a kdy, aby nedocházelo k zneužití výdajových účtů ze strany zaměstnanců.
Zjistěte, co je nezbytné pro získání náhrady
Úhrada poplatků za zaměstnance z kreditní karty se může rychle stát problematickou pro účetní a lidské zdroje, pokud politika úhrady neurčuje, jaká dokumentace je požadována. Zatímco některé společnosti se spoléhají na individuální příjmy, jiné používají e-mailem potvrzené nebo anotované kopie výpisů z platebních karet nebo stanovují standardní povolenky pro většinu návratných výdajů, aby se zabránilo nadbytečnému papírování. Objem plateb, které vaše organizace řeší, by měla diktovat vaše zásady.
