Procedury rezervace stravovacích služeb chrání dodavatele a klienta. Dodavatelé zajistí, že klienti sledují svůj závazek tím, že klient potvrdí datum, počet hostů, nabídku a další specifika události. Klienti zajistí, že jejich datum banketů je potvrzeno splněním platebních lhůt a také sdělováním jejich dodatečných potřeb banketům.
Setkání a přezkoumání smlouvy
Cateringová služba má počáteční schůzku a revizi smlouvy s potenciálním zákazníkem v rámci rezervačních procedur. Obchodní zástupce přezkoumá smluvní podmínky, stejně jako všechny aspekty procesu rezervace a současně diskutuje o nákladech. Podpisy klientů rezervací jsou vyžadovány a svědky. Smlouva je dána zákazníkovi a kopie je vedena prodávajícím.
Vklad
Při objednávání stravovacích služeb je obvykle požadována záloha.K uložení termínu a konkrétního místa může být požadováno uložení; v závislosti na dodavateli může být tento vklad požadován ještě před podpisem smlouvy a smlouva může být podepsána krátce poté. Klientovi jsou poskytnuty kopie potvrzení o provedených platbách.
Storno poplatky
Vklady nejsou zpravidla vráceny, ale mohou být účtovány storno poplatky. Poplatek za storno je účtován, pokud je událost odložena. Jiné politiky a rezervační postupy mohou být vytvořeny pro situace, kdy si klient přeje přesunout, ale ne odložit datum. Za změnu dne může být účtován poplatek. (ref 2)
Potravinová lhůta
Dalším postupem je stanovení lhůt pro konečné objednávky jídla. Přestože smlouva a další postupy diktují náklady, vklady a požadavky na zrušení, je vždy součástí procesu stanovení termínu, kdy konečný počet požadovaných jídel a nápojů je poskytován cateringové společnosti. Svatby, večírky, konvence a veletrhy předkládají své konečné číslo tři dny před důležitými událostmi; poskytují také aktualizace týkající se zvláštních požadavků na jídlo, jako jsou jídlo pro osoby s diabetem, alergie nebo pro děti.
