Když společnost vynaloží peníze na zaplacení výdajů, ať už v hotovosti, šeku, elektronickém převodu nebo jakoukoli jinou metodou, je to známo jako vyplacení hotovosti ve světě účetnictví. Zpráva o vyplacení hotovosti je záznam o každé transakci, která zahrnovala hotovost vyplacenou společností z jakéhokoli důvodu. Zpráva je obvykle generována účetním softwarovým balíčkem společnosti, například QuickBooks.
Tipy
-
Zpráva o vyplacení hotovosti je záznamem všech jednotlivých transakcí, které zahrnují hotovost vyplacené společností.
Co je vyplácení v hotovosti?
Výplaty v hotovosti představují jednotlivé výdajové transakce, které tvoří celkové výdaje uvedené ve výkazu zisku a ztráty společnosti. Patří sem platby za mzdy a platy, inventář, externí právní služby, pronájem budov a veškeré další výdaje, které společnost vynaložila. Když společnost zaplatí faktury, zaznamená platby do časopisu o hotovostních výpůjčkách ve svém účetním softwarovém systému.
Výkaz zisku a ztráty společnosti zobrazuje výdaje v hotovosti na vysoké úrovni a výdaje se vykazují v různých časových obdobích v závislosti na tom, zda společnost používá účetnictví v hotovosti nebo na akruální bázi.
Denní výplatní deník
V účetnictví se termín "časopis" používá k popisu seznamu zaznamenaných transakcí, které byly odděleny podle typu. Podnik obvykle používá ve svém účetním systému několik časopisů, jako je časopis o prodeji, peněžní příjmy, hotovostní výplaty a obecný deník. V mnoha účetních softwarových balících uživatelé nevidí jednotlivé časopisy.
Tyto transakce jsou zaúčtovány do obecného deníku společnosti, protože když uživatel generuje šeky nebo zadává faktury do systému, záznamy jsou automaticky provedeny pro každý konkrétní deník a poté převedeny do obecného časopisu. To vyloučilo potřebu manuálně zaznamenávat transakce v jednotlivých časopisech, jako je denní výplatní deník. Když byly účetní transakce zaznamenány ručně, záznamy byly nejprve ručně zaznamenány do žurnálu vyplacení v hotovosti a poté převedeny do obecného časopisu.
Ochrana hotovosti společnosti
Jedním z nejdůležitějších způsobů využití zprávy o vyplacení hotovosti je napomáhat udržování přísné vnitřní kontroly nad penězi, která společnost opouští, takže neskončí ve špatných rukou. Jedná se o součást širšího procesu peněžních vnitřních kontrol, který zahrnuje mnoho kroků, jako je oddělení povinností, což znamená, že žádné finanční transakce nejsou zpracovávány od začátku do konce pouze jedním zaměstnancem.
Zpráva o vyplacení hotovosti může poskytnout vlastníkům firem potřebné informace o výdajích, které jim pomohou zvládnout v průběhu času. Ukazuje například, kolik bylo vynaloženo na inventář za měsíc, částku vynaloženou na osobní mzdu, nájem a pronájem a výdaje na jakékoliv externí služby. Časopis vyplácení peněz může být použit jako zdroj pro plánování budoucích rozhodnutí o správě hotovosti. Zpráva také poskytuje úroveň detailů, která je nezbytná k tomu, aby se zabránilo tomu, že někdo ve společnosti bude zneužívat nebo špatně směrovat peníze. Například přezkoumání přehledu v průběhu času vám pomůže sledovat vzorce plateb k odhalení neobvyklé aktivity nebo zjistit a ověřit velké platby, abyste se ujistili, že jsou legitimní.
Když společnost vyplácí hotovost, měla by vždy používat předtištěnou, očíslovanou šeku a měla zavedena politika, která může ve společnosti povolit platby šekem. Také, když společnost platí faktury, měla by je označit jako zaplacené, aby se zabránilo bezohledným nebo chybným dvojím platbám. Kontrola výkazu výdajů v hotovosti každý měsíc je účinným způsobem, jak tuto a další problémy zvládnout.
Je důležité, aby společnost měla velmi omezený počet lidí, možná tři nebo čtyři maximálně, kteří mají pravomoc podepsat kontroly společnosti. Pokud se v přehledu o výplatě hotovosti objeví neobvyklý výplata, stává se jednoduchou záležitostí sledovat kopii šeku a mluvit s osobou, která podepsala šek, aby transakci ověřila. Zkontrolujte, zda podepisující osoby mají v rámci společnosti významnou a odpovídající úroveň autority.
