Obecně uznávané účetní zásady popisují účetní pravidla pro finanční transakce. Společnosti, které prodávají produkty, často používají vzorky produktů, aby zobrazovaly možnosti zákazníkům. Tyto vzorky mohou být vyrobeny nebo zakoupeny společností. V obou těchto případech jsou náklady na vzorky. Existuje několik způsobů, jak tyto vzorky odečíst za GAAP.
Pravidla GAAP pro výdaje
Podle zásad GAAP musí být výdaje zaznamenány v období, které obsahuje související výnosy. Pokud výdaje nemohou být přímo vázány na výnosy, musí být účtovány do nákladů v období, ve kterém vznikly. K vynaložení nákladů musí být podnik odpovědný za to. Náklady nemusí nutně být zaplaceny, jen smluvní. Například pokud podnik pronajme kancelářské prostory, měsíční nájemné by mělo být účtováno v daném měsíci, a to i v případě, že nájemné ještě nebylo zaplaceno. U vzorků produktů zásady GAAP umožňují okamžité vyúčtování vzorků, když je společnost koupí, nebo kapitalizace a odložení části nákladů na budoucí období.
Okamžité vyvážení vzorků produktu
I když vzorky produktů mohou být použity v několika účetních obdobích nebo dokonce několik let, účet GAAP jim umožňuje, aby byly po prvotním nákupu účtovány do nákladů. To je způsobeno skutečností, že vzorky často nelze přímo porovnávat se souvisejícími příjmy. Mnoho zákazníků a potenciálních zákazníků může zobrazit vzorky. Někteří si mohou koupit a někteří nemusí. Vyvážení vzorků umožňuje, aby společnost rozpoznala náklady, pokud vznikly, spíše než se snažit určit, které budoucí období náleží. Zaúčtování nákladů, inkasních vzorků nebo dodávek do výkazu zisku a ztráty a úvěru, buď Banka nebo Závazky, v závislosti na tom, zda byly vzorky zaplaceny.
Využití vzorku produktů
Pokud mohou být vzorky produktů vysledovány k určitému prodeji, mohou být kapitalizovány a poté účtovány do nákladů v příslušných tržbách. Například, pokud byly v květnu vytvořeny vzorové vzorky dřeva pro konkrétního zákazníka, společnost by mohla vynaložit náklady na knihy a vynaložit náklady, když zákazník provede nákup v září. Počátečními účetními záznamy jsou úvěry na hotovost nebo závazky a debet na předplacené výdaje. Pokud jsou náklady účtovány do nákladů, účet Předplacené výdaje je připsán a účtu Samples or Supplies je odepsán.
Zastaralé vzorky
Pokud se společnost rozhodne kapitalizovat vzorky produktů a vynaložit je v budoucím období nebo v několika obdobích, musí je pravidelně kontrolovat, aby se ujistil, že jsou stále použitelné. Pokud se kapitalizovaný vzorek výrobku stává zastaralým nebo jinak nevyužívá společnost, musí být v tomto období odepsán. To platí i v případě, že je vzorek poškozen a nelze jej dále používat.
