Úspěšné systémy správy záznamů bezpečně ukládají záznamy a vytvářejí organizační metodu pro vytváření, údržbu, využívání a likvidaci záznamů. Vytváření a průběžná aktualizace pokynů pro správu záznamů je zásadní pro zachování integrity systému. S pokyny pro požadavky na informace, vstupní metody, časové rozvrhy a zálohování, bezpečnostní předpisy a přesné přehledy můžete vytvořit efektivní systém správy záznamů.
Informace
Vypracujte pokyny pro jaký typ informací chce vaše společnost a která potřebuje uložit. To by mělo zahrnovat smlouvy, záznamy zaměstnanců, dokumenty o založení společnosti, záznamy o zákaznících, regulační údaje, finanční záznamy a další relevantní informace, které podnik potřebuje. Zkompilujte tento seznam konzultací s více odděleními, abyste zajistili úplnost a soulad s každou funkční potřebou. Přečtěte si konečný seznam s právním poradcem vaší společnosti, abyste ověřili, že informace potřebné k plnění zákonných povinností jsou zahrnuty v pokynech pro ukládání záznamů.
Vstupní metody
Vytvořte metodiku záznamu pro každý typ záznamu. Záznamy mohou být zadávány ručně, importovány z doplňkových systémů nebo zadávány skenovacím systémem. Tyto vstupní metody by měly být spolehlivé a bezpečné. Pro elektronické výměny proveďte přebytečné kontroly, které zajišťují přesné převody. Při manuálním zadávání spusťte systém kontroly kvality, aby byla zajištěna přesnost.
Úložný prostor
Určete časové harmonogramy ukládání pro každý typ záznamu zadaný do systému. Harmonogramy by měly brát v úvahu právní povinnosti, omezení datového systému a funkčnost. U zřídka dostupných záznamů zvážte doplňkový systém úložiště, který umožňuje příležitostný přístup k záznamům. Tyto záznamy lze komprimovat pro minimalizaci potřeb pro ukládání dat. Uložení záznamů mimo primární systém záznamů umožňuje rychlejší vytahování často používaných záznamů. Vaše pokyny pro správu záznamů by měly zahrnovat rutinní zálohovací procedury a nejlépe duplicitní ukládání kritických záznamů.
Bezpečnostní
Podrobný plán zabezpečení je nezbytnou součástí vašeho plánu správy záznamů. Skupiny zaznamenávají do skupin určených pro zabezpečení a přiřazují bezpečný, chráněný heslem přístup ke správným skupinám zaměstnanců. Tato bezpečnostní kontrola by se měla vztahovat také na každého, kdo má přístup k vstupním datům, provádí údržbu a používá nebo zničí záznamy. Pravidelně kontrolujte bezpečnostní prověrku, abyste zajistili dodržování závazků společnosti a regulačních orgánů. Zahrnout bezpečnostní povolení do nových pracovních postupů a ukončit zaměstnanecké postupy.
Zprávy
Rutinní hlášení by mělo být součástí systému správy záznamů. Tyto přehledy by měly obsahovat seznamy uživatelů, kteří mají přístup k citlivým údajům, jakýchkoli změn bezpečnostní prověrky, hlášení chyb o neúplných záznamech a záznamy, které jsou předmětem likvidace. Přidat přehledy pro všechny kritické oblasti dat.
