Vaše společnost se rozšířila a nyní máte klienty a obchodní partnery po celém světě. Než začnete zasílat mezinárodní obchodní dopisy, dozvíte se více o etiketě, která je spojena s jejich psaním. Při správném psaní budou vaše obchodní dopisy snadno čitelné a nebudou neúmyslně urážet obchodní partnery z jiných zemí.
Správný formát písmen
Ačkoli máte nějaké možnosti pro formát vašeho dopisu, formát bloku je nejčastěji používán pro obchodní dopisy, podle Purdue Writing Lab. Blokový formát uchovává všechny řádky obchodního dopisu vlevo ospravedlněný prázdným řádkem mezery mezi jednotlivými odstavci.
Prvky obchodního dopisu
Používejte profesionální strukturu pro mezinárodní obchodní dopis. Zadejte adresu v horní části stránky, po níž následuje datum. Pod ním zadejte úplnou adresu spolupracovníka, kterému posíláte dopis. Nepoužívejte "vášeň" jako pozdrav a zadejte místo toho celé jméno přidruženého. U textu dopisu poskytují tři samostatné odstavce nejlepší čitelnost. Ukončete dopis profesionálním zavíráním, například "upřímně" nebo "děkuji", za kterým následuje vaše celé jméno.
Rozhovory a slang
Vyhněte se ve svém dopise hovorová slova a slang. Zatímco někdo ve vašem regionu může porozumět vašemu slovnímu a frázovému volbě, tomu tak není u příjemce mezinárodního obchodního dopisu. Dokonce i když posíláte svůj dopis do anglicky mluvící země, příjemce nemusí vědět fráze jako "jako obchod nikdo" nebo "vlasy psa". Chcete-li zajistit, aby příjemce pochopil váš dopis a nebyl neúmyslně urazen, přečtěte si a odstraňte všechny slangové pojmy.
Výběr jazyka
Je pravděpodobné, že budete muset napsat svůj dopis v jiném jazyce. Pokud nejste plynulá v jazyce příjemce, požádejte o pomoc někoho, kdo je. Požádejte ji, aby přečetla váš dopis a opravila případné chyby. Nejenže byste chtěli ve svém dopise znít profesionálně, ale také se chcete vyvarovat toho, že by vás příjemce obtěžoval náhodným použitím urážlivého slova.
Mějte to profesionální
I když je přijatelné, aby si rezervoval jeden řádek z vašeho prvního odstavce pro příjemné věci, jako je otázka o rodině příjemce, je nejlepší zachovat zbytek dopisu profesionální. Přejděte rovně do bodu dopisu a vyhněte se příliš osobnímu.
Mezinárodní obchodní Lingo
Použijte mezinárodní lingo při psaní vašeho dopisu, abyste zajistili, že příjemce rozumí vše, co navrhujete. Slova jako "export", "dotace", "polycentrický personál" a "překladatelská expozice" jsou všichni rozuměli mezinárodně. Projděte si mezinárodní obchodní slovník, jako je např. Globální edice Glosář mezinárodních obchodních podmínek nebo Slovníček pojmů v mezinárodním obchodě na Wall Street Journal (viz zdroje).
