Doklad o rozsahu projektu je nezbytný pro vyjasnění výstupů projektu, ať již projekt vyvíjí software nebo terénní úpravy na dvoře. Dokument o rozsahu projektu často vytváří manažer projektu nebo analytik, který úzce spolupracuje se zákazníkem a dalšími členy projektového týmu. Jakmile je rozsah dokončen, měl by být s klientem, týmem a managementem prozkoumán, aby ověřil, že je přesný, všechny zúčastněné strany se k němu shodnou a výsledky projektu budou vyhovovat potřebám zákazníků. Rozsah by měl být schválen zákazníkem a členy vaší organizace podle vašeho vývojového procesu.
Připravte se na kontrolu rozsahu projektu
Vytvořte seznam všech zákazníků a členů týmu, kteří potřebují zkontrolovat rozsah dokumentu. Zkontrolujte dokumenty o zahájení projektu nebo konzultujte s vedoucím projektu, abyste získali tyto informace.
Nastavte schůzku a zvete všechny členy týmu. Schůzka může být osobně nebo může být virtuální, v závislosti na struktuře a technologii vaší organizace.
Odeslání dokončeného dokumentu o rozsahu do seznamu. Pošlete ji několik dní před konáním, abyste měli účastníkům dostatek času na to, aby si je mohli prohlédnout.
Proveďte kopie dokumentu, abyste provedli fyzickou schůzku. Dokonce i když plánujete zobrazit elektronickou kopii na zpětném projektoru nebo podobném zařízení, někteří z vašich účastníků mohou být pohodlnější pracovat z tištěné kopie.
Proveďte kontrolu rozsahu se zákazníky a členy týmu
Setkat se se zákazníky a týmem. Přečtěte si dokument, zejména ty oblasti, které jsou složitější nebo podrobnější interpretaci. Přestože jste dokument odeslali dopředu, očekávejte, že většina účastníků jej nepodepsala.
Zachyťte všechny nevyřešené otázky nebo změny rozsahu dokumentu.
Aktualizujte rozsah odpovědí na otázky a další změny a pošlete je zákazníkům a členům projektových týmů, kteří požádají o podpis a schválení dokumentu.
Tipy
-
V některých organizacích může být obtížné naplánovat schůzky, které mohou navštěvovat všichni. Zjistěte lidi, kteří se musí osobně osobně zúčastnit, a naplánovat si kalendáře. Postupujte s ostatními, kteří se nemohou účastnit ani prostřednictvím e-mailu nebo telefonních hovorů, aby zjistili, zda mají nějaké připomínky k dokumentu o rozsahu.
