Ačkoli někteří majitelé malých firem by měli spíše operaci kořenového kanálu než své vlastní účetnictví, účetnictví je nepostradatelnou součástí řízení podniku. Přínosy účetnictví spočívají v jeho schopnosti vyprávět číselný příběh o tom, co se ve vaší společnosti děje - což vám může pomoci zlepšit operace, stát se ziskovějším a ztratit problémy s místními a federálními daňovými agenturami. Důkladné a přesné účtování vám také pomůže s případnými věřiteli a investory, když váš podnik hledá financování.
Tipy
-
Výhody použití účetnictví v podnikání jsou spojeny s informacemi, které čísla poskytují. Tyto údaje vám pomohou pochopit, co se děje dobře a kde je prostor pro zlepšení.
Jaký je hlavní cíl účetnictví?
Hlavním cílem účetnictví je sledovat výnosy a výdaje vaší společnosti. Výnosy jsou všechny peníze plynoucí z vašeho podnikání z prodeje zboží a služeb a jakéhokoli jiného druhu příjmů, jako jsou například získané úroky nebo nájemné nebo vybírané honoráře. Výdaje jsou vše, co vaše firma kupuje pro své provozy a infrastrukturu, jako jsou materiály, práce, nájemné, dodávky, poštovné, pojištění, náklady na vozidla, profesionální služby, reklama a vybavení.
Informace, které sběratel nebo účetní shromažďuje o příjmech a výdajích, přicházejí do sestavování účetních zpráv, které poskytují nepostradatelné informace o finanční situaci vaší společnosti. Tyto přehledy vám pomohou definovat vaše silné stránky a řešit své slabiny. Poskytují vám také informace, které potřebujete pro daňové hlášení.
Výkaz zisku a ztrát je souhrnem vašich účetních informací o příjmech a výdajích. Zmapuje a uvádí seznam všech vašich nákupů v příslušných kategoriích, jako jsou pronájem a mzdové listy, a poté uvádí tyto částky, aby poskytl přehled. Stejně tak shrnuje vaše příchozí příjmy na základě zdroje příjmů, jako je velkoobchodní prodej nebo maloobchodní prodej. Výkaz zisku a ztrát je důležitý, protože ukazuje, kolik jste skutečně vydělali na konci dne. Tento údaj o spodním řádku je částka, která zůstala po odečtení celkových výdajů z celkového příjmu.
Rozvaha představuje přehled o celkové finanční situaci v určitém okamžiku. Je to důležité, protože shrnuje čistou hodnotu. Část aktiv v rozvaze uvádí veškerou vaši společnost, včetně peněžní hotovosti, dlužných peněz prostřednictvím pohledávek, inventář na vašich pultech a cenné dlouhodobé nákupy, jako jsou velké kusy zařízení. Úsek pasiv v rozvaze obsahuje vše, co dlužíte, včetně krátkodobých a dlouhodobých úvěrů a závazků. Čistá hodnota vaší společnosti, vycházející z informací uvedených ve vaší rozvaze, se vypočítá odečtením vašich celkových závazků z vašich celkových aktiv.
Protokol o peněžních tocích nebo pro forma peněžních toků je účetní nástroj, který vám pomůže předpovídat, kdy budete mít k dispozici kapitál a kdy budete mít nedostatek hotovostních toků. Odtoková část výpisu uvádí všechny vaše očekávané příchozí peníze, rozdělené podle měsíce. Tyto peníze nemusí nutně pocházet z příjmů z prodeje produktů nebo služeb. Může také zahrnovat kapitál z půjček nebo investic. Výstupní část výkazu zahrnuje všechny vaše očekávané odchozí peníze, včetně mzdových výdajů, výdajů na materiál, nájemného a pojistného. Vaše očekávané výdaje nespočívají pouze v odčitatelných provozních nákladech. Budete také uvádět platby splátek jistiny, které nejsou daňově uznatelné a neuvedou se ve výkazu zisku a ztráty. V dolním řádku každého sloupce jsou uvedeny odchozí výdaje odečtené od příchozích peněz, což ukazuje, kolik peněz můžete očekávat na konci měsíce.
Jaký je účel účetního?
Úkolem vašeho účetního je shrnout práci vaší účetní sestavením záznamů do zpráv. Váš účetní může také vyplnit vaše daňové formuláře a poradit vám o tom, jak nejlépe utratit a uložit peníze. Můžete nebo nemusíte najmout profesionálního účetního, v závislosti na vaší úrovni komfortu při práci s čísly, složitosti vašeho podnikání a vaší daňové situace.
Cílem účetní je zadat potvrzení a faktury do databáze, knihy nebo tabulky, abyste mohli sledovat výdaje a tržby. Většina účetních systémů je počítačová, protože účetní programy mohou organizovat a přidávat čísla rychleji a efektivněji než manuální, ručně psané systémy. Nepotřebujete však počítačový program, který by vedl účetnictví vaší společnosti. Ručně psaný systém, který sleduje výdaje a výdaje, také poskytne potřebné informace.
Můžete provádět vlastní účetnictví tím, že budete sledovat výnosy a výdaje a sledovat tyto informace způsobem, který je pro vás a vašeho účetního užitečný. Informace by měly být snadno čitelné a srozumitelné a měly by přesně odrážet finanční činnost vašeho podniku. Vaše účetní informace budou pro účetního užitečné, protože poskytují potřebné informace pro sestavování daňových zpráv a úvěrových dokladů. Stejné informace mohou být užitečné interně, aby poskytly přehled o vaší firmě, například ukazují, kolik z vašich příjmů pochází z velkoobchodního prodeje versus maloobchodního prodeje a kolik utratíte za materiály versus práce.
Dokonce i když si najmete účetního a účetního, abyste mohli organizovat své finanční informace a připravit své daňové formuláře, stále máte účetní povinnosti jako majitel firmy. Musíte uložit všechny potřebné informace, jako jsou faktury, které píšete, a příjmy, které obdržíte za nákupy, které jste podnikli. Čím jsou tyto dokumenty organizovanější, když je přivedete ke svému účetnímu a účetnímu, tím méně budete muset zaplatit za svůj čas. Vyžaduje účetní déle, aby zorganizoval obalovou schránku plnou účtů, než pracovat metodicky prostřednictvím souboru s papírovým papírem, který byl již řazen podle data nebo kreditní kartou.
Jaké jsou pravidla účetnictví?
Pravidla účetnictví upravují způsob, jakým jsou náklady a výnosy zapsány do systému jako debetní nebo kreditní. Tato pravidla upravují podvojné účetnictví, systém, který byl od pozdního středověku rozšířen. Systémy s dvojitým vstupem nejen sledují příjmy a výdaje, ale také ukazují, jak se peníze a majetek pohybují kolem vaší společnosti. Ve systému s dvojitým vstupem musí být každý záznam, který je zadán jako debet, vyrovnán odpovídajícím zápočtem a naopak. Alternativa k podvojnému účetnictví je jednoduchý systém, ve kterém jednoduše vypisujete a sjednotíte své výnosy a výdaje bez zabudovaných protokolů pro sladění těchto položek s aktuální finanční situací.
Při práci s osobními účty by měl být připsán jednotlivce, který převede majetek do podniku, zatímco příjemce nebo podnik by měl být odepsán. To se zdá být neinterventivní, protože finanční prostředky opustily ruce jednotlivce a byly převedeny do rukou podniku. Účty účetnictví však ne vždy popisují skutečné hotovostní zůstatky. Spíše se týkají částek, které jsou dlužné nebo vlastněné. Když jednotlivec, jako například majitel, přenese peníze do podniku, tato transakce zvýší nebo připočítá na účet a představuje částku, kterou podnik danému jednotlivci dluží. Stejný převod finančních prostředků vytváří debet pro obchodní účet, protože i přesto, že hotovost je dostupná a dostupná, je nyní dlužná osobě, která ji poskytla.
Při obchodování s reálnými účty, jako jsou nemovitosti a strojní zařízení, vyžadují účetní pravidla, abyste debetovali nové nákupy a úvěrové položky, které jste prodali nebo jinak vyřadili z provozu. Aktivum je původně zaúčtováno jako debet, protože jste vynaložil peníze na jeho získání. Pokud jej prodat nebo jej vyřadíte z provozu po uplynutí jeho životnosti, odstraňujete debet nebo připisujete účet, který představuje dlužnou částku při nákupu.
Pokud vaše firma nakupuje materiály nebo platí nájemné, pravidla účtování vyžadují, abyste tyto transakce zveřejnili jako inkaso. Naopak, když prodáváte produkty nebo služby, váš účetní systém považuje tyto transakce za úvěry. Nákupy, které vyžadují odchozí finanční prostředky, snižují váš kapitál společnosti, a proto jsou sledovány jako inkaso. Výnosy a další zisky, jako jsou příchozí platby za pronájem, zvyšují kapitál vaší společnosti, takže jsou sledovány jako úvěry.
Ačkoli tato pravidla účetnictví upravují způsob, jakým se každá transakce objevuje ve vašem účetním systému, nemusíte je vlastně rozumět a uplatňovat, pokud neprovedete zápisy do systému podvojného účetnictví, který není předem naprogramován pro uspořádání vašich informací. Například pokud používáte ručně psanou knihu jako základ vašeho účetního systému, budete se muset rozhodnout pokaždé, když provedete záznam o tom, zda daná transakce představuje debet nebo kredit a kde se zobrazí odpovídající debet nebo úvěr. Používáte-li však účetní software, například QuickBooks, vaše šeky, faktury a potvrzení o prodeji se automaticky zobrazí na správných kreditních a debetních účtech spolu s odpovídajícími debetními nebo kreditními částkami.
Jak používat účetnictví v podnikání
Výhody účetnictví nejsou jen otázkou dobré obchodní strategie, ačkoli účetní informace jistě pomáhají strategii a plánování. Žádné podnikání nemůže přežít bez nějakého účetního systému. Pokud vaše společnost uskutečňuje nákupy a prodeje bez sledování částek, které jste koupili a prodali, nebudete mít možnost určit, zda jste vydělali zisk nebo že jste utrpěli ztrátu na konci roku. Nevíte, kolik dlužíte a kolik vlastníte, takže nebudete schopni posoudit, kolik z vašich příchozích peněz si můžete vybrat pro osobní potřebu a kolik byste měli mít na bankovním účtu společnosti pro nadcházející podnikání výdaje.
Účetní informace také poskytují cenné informace o činnosti společnosti. Umožňuje vám porovnávat své tržby v různých kategoriích v průběhu času, například při pohledu na trendy různých produktů v různých prodejních místech. Poskytuje vám nástroje a informace, aby se vaše výdaje podívaly jako procentní podíl výnosů, abyste zjistili, zda jsou vaše marže udržitelné a jak výkon vaší společnosti je srovnatelný s výkonem konkurentů ve vašem oboru. Pro forma peněžních toků vám umožní hledat zdroje kapitálu dříve, než je skutečně potřebujete, a naplánovat velké nákupy, aby odpovídaly časům roku, kdy je hotovost bohatá. Provozování podniku bez účetních informací je jako létání letadla bez radaru.
Účtování je také nezbytné pro přežití Vaší společnosti, protože jste povinen podávat zprávy o příjmech a platit daně. Bez úplného a přesného účetního systému nebudete vědět, kolik jste vydělali a vynaložili a nebudete mít informace, které potřebujete k vyplnění místních, státních a federálních daňových formulářů. Také, pokud vaše podnikání někdy potřebuje financování, vaše žádosti o úvěr budou téměř jistě vyžadovat, abyste zahrnuli finanční výkazy z předchozích let a nejpravděpodobnější projekce pro nadcházející období.
