Obě obchodní dopisy a zprávy mají zásadní, ale rozlišující roli v podnikové komunikaci. Obchodní dopisy například mohou potvrdit dohodu nebo odmítnout žádost, zatímco obchodní zpráva může zaznamenávat vše od pracovní cesty k schůzce společnosti.
Funkce
Firemní dopisy často sdělují pozitivní nebo negativní zprávy a další obchodní záležitosti auditorovi, který je mimo společnost nebo organizace, zatímco obchodní zprávy obvykle poskytují podrobné věcné informace různým publikům.
Typy
Primární typy obchodních dopisů zahrnují potvrzení, úpravu, sběr, stížnost, dotaz, odmítnutí a prodejní dopisy. Zprávy o hlavních činnostech jsou zprávy o pokroku a činnosti, zprávy o proveditelnosti, zprávy o vyšetřování a zprávy o incidentech.
Prvky
Obchodní dopisy mají sedm primárních prvků, jako je pozdrav a zavření, a mnoho dalších funkcí. Společné prvky pro obchodní zprávy zahrnují titulní stránku, obsah, abstrakt, přílohy a bibliografii.
Formáty
Obě obchodní dopisy a zprávy obvykle vycházejí z vysoce strukturovaných formátů. Obchodní dopisy jsou zřídka více než jedna nebo dvě stránky na délku, zatímco obchodní zprávy se mohou táhnout od několika stránek až po několik set.
Úvahy
Efektivní obchodní dopisy a obchodní zprávy jsou ty, které jasně a přesvědčivě sdělují účel spisovatele, stejně jako dodržování přijatých standardů pro toto médium obchodní komunikace.
